Catering-Preise pro Person: So rechnen Sie richtig

Die Frage, wie viel man pro Person im Restaurant rechnet, ist komplex, besonders wenn es um die Erweiterung des Angebots auf Catering und Veranstaltungen geht. Hier verschwimmen die Grenzen zwischen dem À-la-carte-Geschäft und individuellen Großaufträgen. Für Gastronomen, die ihr Restaurant erfolgreich in den Catering-Markt führen möchten, ist eine fundierte und präzise Kalkulation der Preise pro Person das A und O. Sie entscheidet nicht nur über die Wettbewerbsfähigkeit, sondern vor allem über die langfristige wirtschaftliche Rentabilität.

Die Bewirtung von Veranstaltungen, sei es ein elegantes Bankett, eine Firmenfeier oder eine private Geburtstagsgesellschaft, erfordert eine andere Herangehensweise an die Preisgestaltung als das Tagesgeschäft im Restaurant. Hier geht es nicht nur darum, die Kosten für einzelne Gerichte zu decken, sondern ein Gesamtpaket zu schnüren, das alle Aufwände berücksichtigt und gleichzeitig für den Kunden attraktiv ist. Eine fehlerhafte Kalkulation kann schnell zu Verlustgeschäften führen oder potenzielle Kunden abschrecken. Daher ist die Entwicklung einer zuverlässigen Catering-Kalkulation von entscheidender Bedeutung.

Herausforderungen und Chancen bei der Catering-Kalkulation

Das Catering-Geschäft bietet Restaurants die Chance, neue Einnahmequellen zu erschließen und die Auslastung zu verbessern. Gleichzeitig birgt es spezifische Herausforderungen. Die größte ist wohl die Notwendigkeit, für jede Veranstaltung ein individuelles Angebot zu erstellen, das sowohl die spezifischen Wünsche des Kunden als auch die eigenen Kosten und Gewinnziele berücksichtigt. Eine pauschale Preisliste ist im Catering selten praktikabel, da jede Veranstaltung einzigartig ist.

Die Ermittlung der richtigen Gewinnmarge ist dabei ebenso wichtig wie die genaue Erfassung aller Kosten. Man muss wettbewerbsfähig bleiben, ohne seine Leistungen unter Wert zu verkaufen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der eigenen Kostenstruktur und des Marktes. Eine sorgfältige Kalkulation hilft dabei, realistische Preise festzulegen und nach der Veranstaltung eine Deckungsrechnung durchzuführen. Diese Nachkalkulation ist Gold wert, um zu lernen und die Kalkulationsmethoden für zukünftige Events zu optimieren.

Vermeidung von Pauschalpreisen und Förderung der Transparenz

Auch wenn es verlockend erscheint, schnelle Pauschalangebote zu machen, um einen Auftrag zu sichern, ist davon abzuraten. Eine detaillierte, aufgeschlüsselte Kalkulation schafft Vertrauen und Transparenz. Sie zeigt dem Kunden genau, wofür er bezahlt, und ermöglicht ihm, gegebenenfalls Positionen anzupassen. Ein detailliertes Angebot wirkt professioneller und gibt dem Kunden das Gefühl, dass seine spezifischen Bedürfnisse berücksichtigt wurden. Listen Sie daher die angebotenen Leistungen auf Ihrer Website auf, aber verzichten Sie auf feste Preisangaben. Fordern Sie Interessenten stattdessen auf, Sie für ein individuelles Angebot zu kontaktieren.

Der Prozess der Catering-Kalkulation pro Person: Schritt für Schritt

Die Berechnung der Catering-Preise ist ein mehrstufiger Prozess, der Sorgfalt und Kommunikation erfordert. Hier sind die wesentlichen Schritte:

1. Das persönliche Kundengespräch: Details klären

Jede erfolgreiche Catering-Kalkulation beginnt mit einem ausführlichen Gespräch mit dem potenziellen Kunden. Hier werden die Grundlagen gelegt. Wichtige Informationen, die Sie erfragen müssen, sind:

• Die Art der Veranstaltung (Hochzeit, Firmenfeier, Geburtstag, Konferenz etc.)
• Das Datum und die voraussichtliche Dauer der Veranstaltung
• Der Ort der Veranstaltung (eigener Betrieb, externe Location, Outdoor?)
• Die erwartete Anzahl der Gäste (Erwachsene und Kinder getrennt, falls relevant)
• Das Budget des Kunden (falls vorhanden und der Kunde bereit ist, es zu teilen)
• Spezifische Wünsche bezüglich Speisen und Getränken, Service, Dekoration
• Besondere Anforderungen (Allergien, Unverträglichkeiten, Ernährungsformen wie vegan, vegetarisch, glutenfrei)
• Der gewünschte Service-Stil (Buffet, Menü am Tisch, Flying Buffet, Food Stations)

Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, ein maßgeschneidertes Angebot zu erstellen, das den Erwartungen des Kunden entspricht und gleichzeitig wirtschaftlich für Sie ist. Bitten Sie nach dem Gespräch um eine angemessene Zeit zur Ausarbeitung des Angebots.

2. Entwurf des Speisen- und Getränkeangebots

Basierend auf den Informationen aus dem Kundengespräch erstellen Sie einen Vorschlag für das Menü oder Buffet und die Getränkeauswahl. Hier fließt Ihr gastronomisches Know-how ein, um ein passendes Angebot zu kreieren. Bei der Auswahl sollten Sie die saisonale Verfügbarkeit von Zutaten berücksichtigen, da dies die Warenkosten beeinflusst. Planen Sie auch alternative Gerichte für Gäste mit speziellen Ernährungsbedürfnissen ein und kalkulieren Sie deren potenziell höhere Kosten.

Die Kostenermittlung für ein Menü mit festen Gängen ist oft präziser als die für ein Buffet, bei dem die Gäste frei wählen und die Verzehrmengen schwerer vorhersehbar sind. Stimmen Sie den Entwurf des Angebots unbedingt mit dem Kunden ab, bevor Sie die endgültige Kalkulation erstellen. So vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass der Kunde mit der Auswahl zufrieden ist.

3. Den Zeitrahmen abstecken und Besonderheiten berücksichtigen

Die Dauer der Veranstaltung hat direkten Einfluss auf verschiedene Kostenpunkte, insbesondere auf die Personalkosten und die Menge der benötigten Getränke. Eine längere Veranstaltung erfordert mehr Personalstunden und in der Regel einen höheren Getränkekonsum.

Auch die Saison und besondere Anlässe können die Preise beeinflussen. In Zeiten hoher Nachfrage oder an Feiertagen können höhere Kosten für Personal oder Waren anfallen. Es ist üblich, in solchen Zeiten moderate Preisaufschläge zu kalkulieren. Beispiele für Anlässe, die eine Preisanpassung rechtfertigen könnten, sind:

• Karneval
• Ostern
• Pfingsten
• Die Hauptsaison für Hochzeiten (oft Frühling/Sommer)
• Weihnachten und Silvester
• Große lokale Events oder Messen

Kommunizieren Sie solche saisonalen oder anlassbezogenen Anpassungen transparent.

4. Die Verzehrmenge pro Person berechnen

Ein kritischer Schritt ist die Schätzung der benötigten Mengen an Speisen und Getränken. Hier können Sie sich an branchenüblichen Richtwerten orientieren. Es ist immer besser, etwas mehr einzuplanen, als zu wenig, um sicherzustellen, dass alle Gäste satt und zufrieden sind. Planen Sie generell etwa 15% zusätzliche Menge auf die errechneten Richtwerte ein.

Hier sind gängige Richtwerte für die Verzehrmenge pro Person:

Für Getränke gelten ebenfalls Richtwerte, die je nach Art der Veranstaltung und Dauer variieren können:

Diese Zahlen sind Schätzungen und können je nach Gästestruktur, Wetter (mehr Getränke bei Hitze) und Art des Service (Buffet vs. Menü) angepasst werden. Bei einem Buffet konsumieren Gäste oft etwas mehr, insbesondere bei den Hauptspeisen.

5. Alle Kosten addieren

Nachdem Sie die benötigten Mengen geschätzt und die direkten Warenkosten ermittelt haben, müssen alle weiteren Kostenfaktoren hinzuaddiert werden. Diese machen einen erheblichen Teil des Gesamtpreises aus und dürfen keinesfalls unterschätzt werden:

• Warenkosten: Die direkten Kosten für alle Lebensmittel und Getränke, basierend auf den berechneten Mengen.
• Personalkosten: Löhne und Gehälter für Servicekräfte, Küchenpersonal, Planer, Fahrer etc., inklusive Lohnnebenkosten. Berechnen Sie die benötigten Stunden pro Person und multiplizieren Sie diese mit den jeweiligen Stundensätzen.
• Gemeinkosten: Die laufenden Kosten Ihres Betriebs, die nicht direkt einer einzelnen Veranstaltung zugeordnet werden können, aber anteilig umgelegt werden müssen (Miete für Produktionsräume, Energiekosten, Versicherungen, Verwaltung, Marketing, Abschreibungen für Küchenausstattung etc.).
• Transportkosten: Kosten für den Transport von Personal, Speisen, Getränken und Equipment zum Veranstaltungsort und zurück (Fahrzeuge, Benzin, Fahrerzeit).
• Equipment-Kosten: Kosten für gemietetes oder eigenes Equipment, das speziell für die Veranstaltung benötigt wird (Geschirr, Besteck, Gläser, Tischwäsche, Möbel, Dekoration, Kochgeräte, Warmhaltebehälter, Aschenbecher, Tellerwärmer etc.). Bei eigenem Equipment fallen hier Wartungs-, Reinigungs- und Abschreibungskosten an.
• Steuern und Abgaben: Die auf die Umsätze anfallende Mehrwertsteuer (in Deutschland in der Regel 19% für Catering, kann bei bestimmten Leistungen auch 7% sein, prüfen Sie dies genau!) sowie andere relevante Steuerabgaben.
• Kosten für unvorhergesehenes: Planen Sie einen kleinen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein.

Listen Sie all diese Kostenpunkte detailliert im Angebot auf. Das schafft maximale Transparenz für den Kunden.

6. Die Gewinnmarge kalkulieren und das Angebot vorlegen

Nachdem Sie alle Kosten addiert haben, ist der letzte und entscheidende Schritt, Ihre gewünschte Gewinnmarge hinzuzufügen. Ohne eine angemessene Gewinnmarge kann Ihr Unternehmen nicht existieren, investieren oder wachsen. Die Höhe der Marge hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Marktsituation, der Einzigartigkeit Ihres Angebots und Ihren Betriebskosten. Sie sollte realistisch und wettbewerbsfähig sein.

Die Summe aus allen Kostenpunkten und der Gewinnmarge ergibt den Endpreis für die Veranstaltung. Teilen Sie diesen Preis durch die erwartete Anzahl der Gäste, um den Preis pro Person zu erhalten. Präsentieren Sie dem Kunden ein klares und detailliertes Angebot, das alle Leistungen und die zugehörigen Kosten transparent auflistet.

Zusätzliche Tipps für die Catering-Preisgestaltung

• Flexibilität bei der Gästezahl: Klären Sie im Vertrag eine Frist, bis zu der die endgültige Gästezahl gemeldet werden muss (z.B. 7-10 Tage vor der Veranstaltung). Vereinbaren Sie, wie mit Abweichungen umgegangen wird (z.B. Abrechnung der gemeldeten Zahl oder Mindestanzahl). Seien Sie darauf vorbereitet, dass die Gästezahl kurzfristig steigen kann, und planen Sie entsprechend Reserven ein.
• Umgang mit Stornierungen: Legen Sie klare Stornierungsbedingungen fest und kommunizieren Sie diese im Angebot und Vertrag.
• Berücksichtigung individueller Wünsche: Seien Sie offen für individuelle Anpassungen, aber kalkulieren Sie den Mehraufwand fair ein.
• Buffet vs. Menü: Bedenken Sie, dass bei Selbstbedienungsbuffets die Gäste oft etwas mehr konsumieren als bei Menüs oder Buffets mit Bedienung. Planen Sie entsprechend.
• Nachkalkulation: Führen Sie nach jeder Veranstaltung eine genaue Nachkalkulation durch, um Soll und Ist zu vergleichen. Lernen Sie aus jeder Veranstaltung, um Ihre Kalkulationen zukünftig zu verbessern.

Nachhaltigkeit und Zero Waste im Catering

Ein moderner Ansatz in der Gastronomie ist das Konzept des Zero Waste, also die Vermeidung von Abfall. Dies ist nicht nur aus Umweltsicht wichtig, sondern kann auch die Warenkosten positiv beeinflussen. Eine genaue Planung der Verzehrmengen reduziert Lebensmittelverschwendung. Dennoch bleibt bei Großveranstaltungen oft etwas übrig.

Planen Sie im Vorfeld, was mit überschüssigen Lebensmitteln geschehen soll. Kooperationen mit Organisationen wie 'Too Good To Go' oder Spenden an lokale Tafeln sind gute Möglichkeiten, um gut erhaltene Speisen sinnvoll weiterzugeben und gleichzeitig ein positives Image zu pflegen. Dies sollte zwar nicht primär Ihre Kalkulation beeinflussen, ist aber ein wichtiger Aspekt der modernen Betriebsführung im Catering.

Häufig gestellte Fragen zur Catering-Kalkulation pro Person

Wie wichtig ist die Kommunikation mit dem Kunden für die Kalkulation?

Sehr wichtig! Eine offene und detaillierte Kommunikation ist die Grundlage für eine präzise Kalkulation und ein erfolgreiches Event. Nur wenn Sie die Erwartungen, das Budget und die spezifischen Bedürfnisse des Kunden verstehen, können Sie ein passendes und wirtschaftlich tragfähiges Angebot erstellen.

Sollte ich im Angebot den Preis pro Person explizit nennen?

Ja, es ist ratsam, den Preis pro Person zu nennen, da Kunden dies oft als Vergleichswert heranziehen. Es ist aber ebenso wichtig, eine detaillierte Aufschlüsselung der Gesamtkosten vorzulegen, damit der Kunde die einzelnen Positionen und den Umfang der Leistungen nachvollziehen kann.

Wie gehe ich mit kurzfristigen Änderungen der Gästezahl um?

Definieren Sie im Vertrag klare Regeln für Änderungen der Gästezahl. Üblich ist eine finale Meldung der Personenzahl einige Tage vor dem Event, die dann als Basis für die Abrechnung dient. Planen Sie im Vorfeld Puffer ein, um geringfügige Erhöhungen bewältigen zu können, ohne in Panik zu geraten.

Welche Gewinnmarge ist im Catering realistisch?

Die realistische Gewinnmarge kann stark variieren, abhängig von der Art des Caterings, der Region, der Betriebsgröße und der Qualität des Angebots. Sie sollte jedoch hoch genug sein, um nicht nur alle Kosten zu decken, sondern auch Investitionen zu ermöglichen und ein gesundes Wachstum zu sichern. Eine Bruttomarge von 60-70% auf die Warenkosten ist oft ein Ziel, aber die Gesamtkalkulation muss alle anderen Kosten (Personal, Gemeinkosten etc.) ebenfalls berücksichtigen.

Wie kann Software bei der Catering-Kalkulation helfen?

Spezialisierte Software für die Gastronomie und das Catering kann den Kalkulationsprozess erheblich vereinfachen und beschleunigen. Sie hilft bei der Verwaltung von Rezepturen und Warenkosten, der Personalplanung, der Angebotserstellung und der Nachkalkulation. Digitale Tools reduzieren Fehler und sparen wertvolle Zeit.

Fazit

Die Kalkulation von Catering-Preisen pro Person ist komplex, aber mit einer strukturierten Vorgehensweise und der Berücksichtigung aller Kostenfaktoren gut zu meistern. Nehmen Sie sich Zeit für das Kundengespräch, planen Sie sorgfältig alle Mengen und Kosten ein und kalkulieren Sie eine realistische Gewinnmarge. Transparenz gegenüber dem Kunden schafft Vertrauen. Durch die kontinuierliche Überprüfung Ihrer Kalkulationen nach jeder Veranstaltung können Sie Ihre Preisgestaltung stetig optimieren und Ihr Catering-Geschäft langfristig erfolgreich machen.

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