Kassenpflicht Gastronomie: Was du wissen musst

Als angehender Gastronom oder bereits etablierter Inhaber eines Gastronomiebetriebes ist es unerlässlich, die rechtlichen Rahmenbedingungen genau zu kennen. Insbesondere die Anforderungen an Kassensysteme und die damit verbundenen Aufzeichnungspflichten sind von zentraler Bedeutung, um rechtssicher zu agieren und unangenehme Überraschungen bei Kontrollen durch das Finanzamt zu vermeiden. Die Gesetzgebung in Deutschland mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit dem richtigen Wissen bist du bestens vorbereitet. In diesem Artikel beleuchten wir detailliert, was du über die Kassenführung in der Gastronomie wissen musst, ob es eine generelle Kassenpflicht gibt und welche Technologien dir helfen, compliance-konform zu arbeiten.

Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Diese Frage brennt vielen Gastronominnen und Gastronomen unter den Nägeln. Die einfache Antwort lautet: Derzeit gibt es in Deutschland keine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse in der Gastronomie. Theoretisch ist es also immer noch erlaubt, eine sogenannte offene Ladenkasse zu führen. Eine offene Kasse ist im Grunde nichts anderes als eine Geldkassette oder Schublade, in der Einnahmen und Ausgaben manuell vermerkt werden.

Allerdings bringt die offene Kasse erhebliche Nachteile und Risiken mit sich. Das Finanzamt betrachtet offene Kassen naturgemäß mit größerer Skepsis, da die Möglichkeit zur Manipulation von Einnahmen deutlich höher ist als bei elektronischen Systemen. Dies führt dazu, dass Betriebe mit offenen Kassen häufiger und intensiver geprüft werden. Eine spezielle Form der Prüfung ist die sogenannte „Kassennachschau“.

Die Kassennachschau: Unangemeldet und streng

Der Begriff „Kassennachschau“ beschreibt sehr treffend, worum es geht: Ein Prüfer oder eine Prüferin des Finanzamts kommt unangemeldet in deinen Betrieb, um deine Kassenführung vor Ort zu überprüfen. Diese Prüfmethode wurde am 1. Januar 2018 eingeführt und ist ein scharfes Schwert des Finanzamts. Das Überraschungsmoment ist hier entscheidend. Die Prüfer können jederzeit und ohne vorherige Ankündigung erscheinen.

Bei einer Kassennachschau dürfen die Finanzbeamten die Herausgabe der Kassenbuchführung verlangen und direkten Zugriff auf deine Kasse – egal ob offen oder elektronisch – nehmen. Ziel ist es festzustellen, ob die Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß geführt werden und die tatsächlichen Kassenbestände mit den Aufzeichnungen übereinstimmen. Da die Prüfung unangekündigt erfolgt, hast du keine Möglichkeit, kurzfristig Korrekturen vorzunehmen oder Daten zu „schönen“. Dies macht die Kassennachschau zu einem effektiven Mittel zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten, insbesondere bei Systemen, die anfällig für Manipulationen sind, wie eben offene Kassen.

Warum ein elektronisches Kassensystem sinnvoll ist

Auch wenn es keine generelle Pflicht gibt, entscheiden sich immer mehr Gastronomen für ein elektronisches Kassensystem. Die Gründe dafür sind vielfältig und überzeugend. Offene Kassen erfordern eine sehr sorgfältige manuelle Aufzeichnung aller steuerlich relevanten Daten. Bei einer Vielzahl täglicher Transaktionen, wie sie in der Gastronomie üblich sind, kann dies extrem mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Jeder einzelne Beleg muss lückenlos erfasst und dokumentiert werden, was die Gefahr von Fehlern und damit von Problemen mit dem Finanzamt erhöht.

Darüber hinaus gibt es Überlegungen, ob in Deutschland zukünftig doch noch eine elektronische Kassenpflicht eingeführt wird. Auch wenn der ursprünglich diskutierte Termin 2020 verstrichen ist, bleibt die Möglichkeit im Raum, vielleicht sogar bis spätestens 2025, wie es in Diskussionen immer wieder anklingt. Wer bereits auf ein elektronisches System setzt, ist für diese potenzielle Entwicklung bestens gerüstet und muss im Falle einer Einführung nicht Hals über Kopf umstellen.

Elektronische Kassensysteme bieten zudem eine höhere Sicherheit gegen unbeabsichtigte Fehler oder beabsichtigte Manipulation. Dies ist nicht nur im Interesse des Finanzamts, sondern auch in deinem eigenen Interesse, um Transparenz und Kontrolle über deine Finanzen zu gewährleisten.

Gesetzliche Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Wenn du dich für ein elektronisches Kassensystem entscheidest, musst du sicherstellen, dass dieses bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt. Diese Anforderungen wurden in den letzten Jahren kontinuierlich verschärft, um Steuerhinterziehung effektiver zu bekämpfen. Zwei der wichtigsten Säulen der aktuellen Gesetzgebung sind die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Einhaltung der GoBD.

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Seit dem 31. Dezember 2022 (mit Übergangsfristen für bestimmte Altsysteme) müssen elektronische Registrierkassen in Deutschland zwingend mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE ist im Grunde ein digitaler Manipulationsschutz. Sie signiert jede einzelne Transaktion an der Kasse kryptographisch und speichert die Daten manipulationssicher ab.

Diese Daten können nachträglich nicht mehr verändert werden, ohne dass dies sofort erkennbar wäre. Die TSE fungiert wie ein digitaler „Tresor“ für deine Kassendaten. Sie kann in Form einer physischen Speichermediums (z.B. SD-Karte, USB-Stick) oder als Cloud-Lösung realisiert werden. Die durch die TSE gesicherten Daten müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden, um bei Prüfungen durch das Finanzamt vorgelegt werden zu können.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)

Neben der TSE müssen elektronische Kassensysteme auch die GoBD erfüllen. Die GoBD sind ein umfassendes Regelwerk des Bundesfinanzministeriums, das die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Datenaufbewahrung festlegt. Sie stellen sicher, dass digitale Aufzeichnungen den gleichen Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit genügen wie traditionelle Papieraufzeichnungen.

Die wesentlichen Grundsätze der GoBD lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert sein, dass ein sachverständiger Dritter (z.B. ein Finanzprüfer) den Weg vom einzelnen Beleg zur Summe in der Steuererklärung und umgekehrt nachvollziehen kann.
• Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
• Grundsätze der Wahrheit: Die Aufzeichnungen müssen die tatsächlichen Verhältnisse widerspiegeln.
• Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung: Die Aufzeichnungen müssen übersichtlich und in chronologischer Reihenfolge erfolgen.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden (relevant insbesondere bei Bargeschäften).
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden.
• Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit: Einmal getätigte Aufzeichnungen dürfen nicht mehr so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Manipulationsschutz).

Elektronische Kassensysteme müssen so konzipiert sein, dass sie all diese Grundsätze erfüllen. Das bedeutet, sie müssen in der Lage sein, alle steuerlich relevanten Daten wie Verkaufspreis, Zahlungssumme, Artikelbezeichnung, Menge, Umsatzsteuersatz und -betrag, Zahlungsart sowie Änderungen an Stammdaten (z.B. Preisanpassungen) vollständig und unveränderbar für zehn Jahre zu speichern und jederzeit für Prüfungszwecke exportierbar zu machen.

Die Belegausgabepflicht (Bonpflicht)

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland eine Belegausgabepflicht für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen. Das bedeutet, dass du als Gastronom verpflichtet bist, jedem Kunden bei jedem Geschäftsvorfall, der über die elektronische Kasse abgewickelt wird, unaufgefordert einen Kassenbon auszustellen. Dies gilt unabhängig vom Wert oder der Art der gekauften Ware oder Dienstleistung und auch unabhängig davon, ob der Kunde einen Beleg wünscht oder nicht. Der Bon kann in Papierform oder digital (z.B. per E-Mail oder QR-Code) ausgestellt werden.

Jeder Kassenbon muss bestimmte Mindestangaben enthalten, um gültig zu sein. Dazu gehören:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangbeginns und -endes bei Dienstleistungen
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
• Fortlaufende Belegnummer
• Die TSE-Signatur oder der TSE-Prüfwert

Obwohl derzeit keine direkten Bußgelder allein für die Verletzung der Belegausgabepflicht vorgesehen sind, kann die Nichteinhaltung der Bonpflicht vom Finanzamt als Indiz dafür gewertet werden, dass die Aufzeichnungspflichten insgesamt nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Dies kann zu verschärften Prüfungen und im schlimmsten Fall zu Hinzuschätzungen von Einnahmen führen.

Wichtige Hinweise zur Kassenführung

Ein entscheidender Punkt, der oft übersehen wird: Wenn du ein elektronisches Kassensystem verwendest, darfst du nicht gleichzeitig eine offene Kasse für bestimmte Transaktionen führen. Du musst dich für eine Kassenform entscheiden und diese konsequent nutzen. Ein Mischbetrieb ist nicht zulässig.

Zudem bist du verpflichtet, die Nutzung eines elektronischen Kassensystems dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diese Meldepflicht wurde ab dem 1. Januar 2025 neu geregelt und ist ein weiterer wichtiger Schritt zur Erhöhung der Transparenz.

Die neue Meldepflicht ab 2025

Eine wesentliche Neuerung, die seit dem 1. Januar 2025 gilt, ist die verpflichtende Meldung elektronischer Kassensysteme an das Finanzamt. Diese Meldepflicht betrifft alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme einsetzen – unabhängig davon, ob die Systeme gekauft, gemietet oder geleast sind. Ziel ist es, dem Finanzamt einen Überblick über die im Einsatz befindlichen Kassensysteme zu geben und so die Prüfmöglichkeiten zu verbessern.

Es gibt klare Fristen für diese Meldung:

• Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder in Betrieb genommen wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder in Betrieb genommen werden, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Inbetriebnahme gemeldet werden.
• Auch die Außerbetriebnahme eines Kassensystems (z.B. durch Verkauf, Verschrottung oder Systemwechsel) muss dem Finanzamt innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Für die Meldung sind bestimmte Informationen erforderlich:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen (dein Betrieb)
• Seriennummer des Kassensystems
• Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
• Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)

Die Meldung erfolgt elektronisch über das Online-Portal „Mein ELSTER“ oder über die sogenannte ERiC-Schnittstelle. ERiC steht für „ELSTER Rich Client“ und ermöglicht es Softwareherstellern, die Meldefunktion direkt in ihre Steuer-, Finanz- oder Buchhaltungsprogramme zu integrieren. Das Bundesministerium der Finanzen hat die technischen Voraussetzungen hierfür bundesweit geschaffen.

Vorteile moderner elektronischer Kassensysteme

Abgesehen von der Erfüllung gesetzlicher Pflichten bieten moderne elektronische Kassensysteme eine Vielzahl von Vorteilen, die den Geschäftsalltag in der Gastronomie erheblich erleichtern und zur Optimierung beitragen können. Ein digitales Kassensystem gibt dir einen umfassenden Überblick über deine Geschäftszahlen, Umsätze, Verkaufsstatistiken und Kassenvorgänge in Echtzeit.

Dies erleichtert nicht nur die Arbeit für dich und dein Team, sondern auch die Kommunikation mit deinem Steuerberater und dem Finanzamt. Die Buchhaltung wird durch die automatische Erfassung und Speicherung der Daten deutlich vereinfacht. Du hast jederzeit Zugriff auf die notwendigen Berichte und Auswertungen.

Viele moderne Systeme sind zudem mehr als nur eine Kasse. Sie bieten integrierte Funktionen zur Produktverwaltung, ermöglichen die Einsicht in aktuelle Produktbestände und helfen dir, dein gesamtes Sortiment effizient zu verwalten. Warenanalysen können den Nachbestellprozess automatisieren oder zumindest stark vereinfachen, wodurch du Engpässe vermeidest und einen reibungslosen Ablauf sicherstellst.

Die Alltagsnutzung elektronischer Systeme ist im Vergleich zu offenen Kassen deutlich effizienter und benutzerfreundlicher. Sie beschleunigen den Zahlvorgang, reduzieren Fehler bei der Eingabe und bieten oft intuitive Benutzeroberflächen, die Einarbeitungszeit verkürzen.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist die einfache Integration mit anderen digitalen Tools, die in der modernen Gastronomie immer wichtiger werden. Dazu gehören beispielsweise Online-Bestellsysteme, Reservierungssysteme, Systeme zur Personalverwaltung oder Kundenbindungsprogramme. Diese Vernetzung schafft Synergien und ermöglicht eine zentrale Steuerung vieler Geschäftsabläufe.

Einige fortschrittliche Kassensysteme bieten sogar Self-Service-Funktionen. Gäste können beispielsweise über QR-Codes am Tisch Speisekarten aufrufen, direkt bestellen und sogar bezahlen – oft ebenfalls per QR-Code oder andere digitale Zahlungsmethoden. Solche Funktionen verbessern das Kundenerlebnis und entlasten das Servicepersonal.

Was ist ein POS-System in der Gastronomie?

In der Gastronomie spricht man oft von POS-Systemen. POS steht für „Point of Sale“, also Verkaufsort. Ein POS-System ist im Grunde das Herzstück der Verkaufsabwicklung in deinem Betrieb. Es ist das System, über das Bestellungen erfasst, Rechnungen erstellt und Zahlungen abgewickelt werden.

Moderne Gastro-POS-Systeme sind oft sehr benutzerfreundlich. Der Prozess beginnt, wenn ein Gast eine Bestellung aufgibt – sei es direkt im Restaurant oder über einen Online-Bestellkanal (Webshop). Vor Ort kann die Bestellung entweder an einem fest installierten Kassenterminal erfasst oder vom Servicepersonal über ein mobiles Gerät (z.B. Tablet) direkt am Tisch aufgenommen werden. Diese mobilen Bestellungen werden dann drahtlos an das zentrale POS-System übermittelt.

Im zentralen POS-System laufen alle Bestellungen zusammen. Von dort können sie an die Küche oder die Bar weitergeleitet werden (z.B. über Bondrucker oder Küchendisplays). Das System berechnet die Preise, inklusive Mehrwertsteuer, und erstellt die Rechnung.

Nach dem Essen kann der Gast über das POS-System abrechnen. Dies kann am Tisch mit einem mobilen Terminal oder am Kassentresen erfolgen. Das System wickelt die Zahlung ab und erstellt den gesetzlich vorgeschriebenen Kassenbon.

Bei Online-Bestellungen wählt der Gast Gerichte über eine digitale Speisekarte im Webshop aus. Das System berechnet den Gesamtpreis. Der Gast wählt eine Online-Zahlungsmethode (z.B. PayPal, Kreditkarte). Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, wird die Bestellung an das POS-System im Restaurant gesendet. Ein digitaler oder gedruckter Bon wird erstellt und dem Gast übermittelt (oft digital bei Online-Bestellungen). Wenn das POS-System mit einer Warenwirtschaft verknüpft ist, wird der Lagerbestand automatisch aktualisiert.

Arten von Kassensystemen und wichtige Kriterien

Wenn du dich für ein elektronisches Kassensystem entscheidest, stehst du vor einer großen Auswahl verschiedener Systeme und Anbieter. Neben der offenen Ladenkasse, die wir besprochen haben, gibt es im Wesentlichen zwei Hauptkategorien elektronischer Systeme: traditionelle Registrierkassen und moderne PC- oder Tablet-basierte Kassensysteme (oft als POS-Systeme bezeichnet).

Traditionelle Registrierkassen sind oft weniger flexibel und bieten weniger Funktionen als moderne Systeme. PC- oder Tablet-basierte Systeme hingegen sind häufig softwarebasiert und laufen auf handelsüblicher Hardware. Sie sind modular aufgebaut und lassen sich oft flexibel an die Bedürfnisse deines Betriebs anpassen und mit anderer Software integrieren.

Unabhängig von der Art des Systems gibt es entscheidende Kriterien, auf die du bei der Auswahl achten musst, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den größtmöglichen Nutzen für deinen Betrieb zu erzielen:

• Zertifizierte TSE-Integration: Dies ist das absolut wichtigste Kriterium. Stelle sicher, dass das System eine zertifizierte TSE unterstützt und diese ordnungsgemäß implementiert ist. Nur so erfüllst du die manipulationssichere Aufzeichnungspflicht.
• GoBD-Konformität: Das System muss alle Anforderungen der GoBD erfüllen, insbesondere hinsichtlich der unveränderbaren Speicherung und des Exports aller steuerlich relevanten Daten über zehn Jahre.
• Belegausgabefunktion: Das System muss in der Lage sein, rechtskonforme Kassenbons mit allen erforderlichen Angaben (inkl. TSE-Informationen) zu erstellen und auszugeben (digital oder Papier).
• Schnittstellen und Integrationen: Prüfe, ob das System Schnittstellen zu anderen Tools bietet, die du nutzt oder zukünftig nutzen möchtest (z.B. Online-Bestellung, Reservierung, Warenwirtschaft, Buchhaltungssoftware).
• Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitiv bedienbares System spart Einarbeitungszeit und reduziert Fehler im hektischen Betriebsalltag.
• Zuverlässigkeit und Support: Ein Kassensystem ist das Rückgrat deines Betriebs. Wähle einen Anbieter mit zuverlässiger Hardware/Software und gutem Kundensupport.
• Zahlungsmöglichkeiten: Stelle sicher, dass das System die Integration verschiedener Zahlungsarten ermöglicht, insbesondere Kartenzahlung, die von Kunden zunehmend erwartet wird.
• Zusatzfunktionen: Funktionen wie Kundenverwaltung, Warenwirtschaft, Tischmanagement oder die Möglichkeit zur Nutzung mobiler Endgeräte können den Wert des Systems für deinen Betrieb steigern.

Die Investition in ein modernes elektronisches Kassensystem mag zunächst beträchtlich erscheinen, aber die Vorteile in Bezug auf Rechtssicherheit, Effizienz und Überblick über dein Geschäft rechtfertigen die Kosten in der Regel schnell.

Strafen bei Verstößen

Die Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Anforderungen an elektronische Kassensysteme, insbesondere bei fehlender oder nicht ordnungsgemäß funktionierender TSE oder bei Nichteinhaltung der GoBD, können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Solche Verstöße werden vom Finanzamt als besonders gravierend angesehen, da sie die Möglichkeit zur Manipulation nahelegen.

Wie bereits erwähnt, drohen derzeit keine direkten Bußgelder allein für die Missachtung der Belegausgabepflicht. Allerdings kann das Fehlen von Kassenbons bei einer Prüfung als Indiz dafür gewertet werden, dass Einnahmen nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden. Dies kann eine umfassendere Betriebsprüfung zur Folge haben und zu Hinzuschätzungen von Einnahmen durch das Finanzamt führen. Solche Hinzuschätzungen können auf Schätzungen basieren und schnell sehr teuer werden, da sie oft zu Steuernachzahlungen plus Zinsen führen.

Fazit: Handeln statt abwarten

Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine allgemeine Registrierkassenpflicht im Sinne einer Pflicht zur Nutzung eines elektronischen Systems gibt es in der deutschen Gastronomie derzeit nicht. Das Führen einer offenen Ladenkasse ist grundsätzlich noch erlaubt. Aber:

Auch ohne formelle Pflicht bist du gut beraten, auf ein modernes elektronisches Kassensystem umzusteigen oder sicherzustellen, dass dein bestehendes System alle aktuellen und zukünftigen Anforderungen erfüllt. Die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die TSE-Pflicht, die GoBD und die Meldepflicht ab 2025, machen die Nutzung einer offenen Kasse zunehmend unattraktiv und riskant.

Ein gutes elektronisches Kassensystem hilft dir nicht nur, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und unnötigen Aufwand oder Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Es ist auch ein leistungsfähiges Werkzeug zur Steuerung und Optimierung deines Betriebs. Es verschafft dir Transparenz, spart Zeit bei der Buchhaltung und ermöglicht die Nutzung moderner digitaler Lösungen, die dein Geschäft voranbringen können. Prüfe daher dein System und investiere gegebenenfalls in eine zukunftssichere Lösung. So kannst du der nächsten Kassennachschau gelassen entgegenblicken.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Kassenpflicht in der Gastronomie

Muss ich in meinem Gastronomiebetrieb zwingend eine elektronische Kasse haben?

Nein, in Deutschland gibt es derzeit keine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse. Du darfst auch eine offene Ladenkasse führen. Allerdings musst du dann sehr strenge manuelle Aufzeichnungspflichten erfüllen und bist anfälliger für intensive Prüfungen wie die Kassennachschau. Elektronische Systeme sind dringend empfohlen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu minimieren.

Was ist eine TSE und wofür brauche ich sie?

TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Das ist ein digitaler Manipulationsschutz, der seit Ende 2022 für elektronische Kassensysteme in Deutschland Pflicht ist. Die TSE signiert jede Transaktion und speichert die Daten manipulationssicher ab. Sie stellt sicher, dass Kassendaten nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können.

Was sind die GoBD und welche Rolle spielen sie?

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD legen fest, wie digitale Aufzeichnungen, auch die aus deinem Kassensystem, geführt und aufbewahrt werden müssen, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden. Sie fordern unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Daten.

Was bedeutet die Belegausgabepflicht?

Die Belegausgabepflicht, oft auch Bonpflicht genannt, gilt seit dem 1. Januar 2020 für alle Betriebe mit elektronischen Kassensystemen. Sie verpflichtet dich, jedem Kunden bei jeder Transaktion unaufgefordert einen Kassenbon auszustellen, entweder in Papierform oder digital.

Welche Informationen müssen auf einem Kassenbon stehen?

Ein Kassenbon muss diverse Angaben enthalten, darunter Name und Anschrift deines Betriebs, Datum und Uhrzeit der Transaktion, Art und Menge der verkauften Artikel oder Leistungen, Einzel- und Gesamtpreis, angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag, eine fortlaufende Belegnummer sowie die TSE-Signatur oder der TSE-Prüfwert.

Was ist die Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 musst du elektronische Kassensysteme, die du in deinem Betrieb nutzt, elektronisch dem Finanzamt melden. Dies dient der Transparenz und Prüfbarkeit. Es gibt Fristen für die Meldung der Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme von Systemen über das ELSTER-Portal.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Kassenführung?

Verstöße gegen die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme, insbesondere bei fehlender TSE oder Nichteinhaltung der GoBD, können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Auch wenn die Verletzung der Belegausgabepflicht derzeit nicht direkt bestraft wird, kann sie zu strengeren Prüfungen und potenziellen Steuernachzahlungen durch Hinzuschätzungen führen.

Was ist ein POS-System?

POS steht für Point of Sale. Ein POS-System ist ein elektronisches Kassensystem, das am Verkaufsort eingesetzt wird. In der Gastronomie ist es das zentrale System zur Erfassung von Bestellungen, Erstellung von Rechnungen, Abwicklung von Zahlungen und oft auch zur Verwaltung von Artikeln und Lagerbeständen. Moderne POS-Systeme sind oft softwarebasiert und können auf verschiedenen Geräten wie PCs oder Tablets laufen.

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