Die COVID-19-Pandemie stellte die Gastronomie weltweit vor enorme Herausforderungen. Viele Restaurants sahen sich mit Schließungen, Kapazitätsbeschränkungen und erheblichen Umsatzeinbußen konfrontiert. Um Unternehmen in den USA zu unterstützen, ihre Mitarbeiter zu halten und Entlassungen zu vermeiden, wurde im Rahmen des Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) Act die sogenannte Mitarbeiterbindungs-Gutschrift (Employee Retention Credit, ERC) geschaffen. Obwohl das Programm ausgelaufen ist, haben viele Restaurants immer noch die Möglichkeit, diese wertvolle Steuerrückerstattung rückwirkend zu beantragen. Dies stellt eine bedeutende finanzielle Chance dar, die leider oft übersehen wird.
Restaurants in Regionen wie dem Rhein-Erft-Kreis, der mit rund 470.000 Einwohnern eine bedeutende Bevölkerungsdichte aufweist und ebenfalls von den Pandemiemaßnahmen betroffen war, gehören zu den Unternehmen, die potenziell Anspruch auf diese Gutschrift haben könnten. Es ist entscheidend zu verstehen, wer sich qualifiziert und wie dieser Prozess funktioniert.
Was ist die Mitarbeiterbindungs-Gutschrift (ERC)?
Die Mitarbeiterbindungs-Gutschrift (ERC) ist eine erstattungsfähige Steuergutschrift gegen bestimmte Arbeitssteuern. Ursprünglich als Teil des CARES Act von 2020 eingeführt, sollte sie Arbeitgeber ermutigen, auch während der Pandemie weiterhin Löhne und Gehälter zu zahlen. Das Programm wurde mehrfach angepasst und erweitert, was die Regeln komplex machen kann. Im Kern ermöglichte der ERC qualifizierten Unternehmen, einen Teil der gezahlten Löhne als Gutschrift geltend zu machen.
Qualifizieren sich Restaurants für den ERC?
Ja, die überwiegende Mehrheit der Restaurants in den USA qualifizierte sich für den ERC, auch wenn Ihnen möglicherweise etwas anderes mitgeteilt wurde. Entgegen der verbreiteten Annahme musste Ihr Restaurant NICHT vollständig geschlossen sein, um sich zu qualifizieren. Eine teilweise Schließung oder bestimmte Einschränkungen reichten oft aus.
Es gibt zwei Hauptwege, auf denen sich ein Restaurant qualifizieren konnte:
1. Qualifizierung durch behördliche Einschränkungen:
Wenn Ihr Restaurant aufgrund von COVID-19-Bestimmungen oder anderen staatlichen Anordnungen ganz oder teilweise geschlossen wurde oder Einschränkungen unterlag. Dies umfasste eine Vielzahl von Szenarien, wie zum Beispiel:
- Reduzierung der Sitzplatzkapazität aufgrund von Social-Distancing-Vorschriften.
- Schließung des Innenbereichs, während der Außenbereich oder Liefer-/Abholservices erlaubt waren.
- Komplette Schließung für den Dine-in-Service, aber weiterhin Betrieb für Take-out oder Lieferung.
- Einschränkungen der Betriebszeiten.
Wichtig ist hierbei, dass die Einschränkungen von einer staatlichen oder lokalen Regierungsbehörde angeordnet wurden und die Geschäftstätigkeit des Restaurants beeinträchtigten. Die Qualifizierung gilt für den Zeitraum, in dem diese Einschränkungen in Kraft waren.
2. Qualifizierung durch Umsatzrückgang:
Wenn Ihr Restaurant einen signifikanten Umsatzrückgang verzeichnete. Ein Rückgang galt als signifikant, wenn:
- Im Jahr 2020 die Bruttoeinnahmen in einem Quartal um mehr als 50% im Vergleich zum selben Quartal im Jahr 2019 zurückgingen.
- Im Jahr 2021 die Bruttoeinnahmen in einem Quartal um mehr als 20% im Vergleich zum selben Quartal im Jahr 2019 zurückgingen.
Die Qualifizierung begann in dem Quartal, in dem der signifikante Rückgang erreicht wurde, und konnte unter bestimmten Bedingungen auch für nachfolgende Quartale gelten, selbst wenn sich der Umsatz wieder verbesserte (z. B. für das nächste Quartal im Jahr 2021, wenn der Umsatz immer noch unter 80% des Vergleichsquartals 2019 lag).
Es ist entscheidend zu verstehen, dass viele Restaurants durch diese Kriterien qualifiziert waren, oft sogar unwissentlich oder entgegen dem Rat ihrer Steuerberater, die möglicherweise nicht mit allen Änderungen des komplexen Programms vertraut waren.
Wie wird der ERC berechnet?
Die Berechnung des ERC hängt vom Jahr ab und basiert auf den qualifizierten Löhnen und bestimmten Gesundheitsausgaben, die an Mitarbeiter gezahlt wurden, die zwischen dem 12. März 2020 und dem 30. September 2021 (oder 31. Dezember 2021 für sogenannte Recovery Startup Businesses) beschäftigt waren.
Berechnung für 2020:
Für das Jahr 2020 betrug die Gutschrift 50% der ersten 10.000 $ an qualifizierten Löhnen pro Mitarbeiter für das GESAMTE Jahr 2020. Das bedeutet eine maximale Gutschrift von 5.000 $ pro Mitarbeiter für das Jahr 2020.
Berechnung für 2021:
Das Jahr 2021 war potenziell lukrativer. Die Gutschrift betrug 70% der qualifizierten Löhne. Der maximale qualifizierte Lohn betrug 10.000 $ PRO QUARTAL pro Mitarbeiter. Dies konnte zu einer maximalen Gutschrift von 7.000 $ pro Mitarbeiter PRO QUARTAL für die ersten drei Quartale des Jahres 2021 führen.
Eine einfache Vergleichstabelle verdeutlicht die Unterschiede:
| Merkmal | ERC 2020 | ERC 2021 (Q1-Q3) |
|---|---|---|
| Gutschriftssatz | 50% der qualifizierten Löhne | 70% der qualifizierten Löhne |
| Maximaler Lohn pro MA | $10.000 für das ganze Jahr | $10.000 pro Quartal pro MA |
| Maximaler Kredit MA | $5.000 pro Mitarbeiter | $7.000 pro Mitarbeiter pro Quartal |
| Qualifizierungszeitraum | 13. März - 31. Dez. 2020 | 1. Jan. - 30. Sep. 2021 |
Zu den qualifizierten Löhnen zählen nicht nur Bruttolöhne, sondern auch bestimmte Kosten für Krankenversicherungspläne, die vom Arbeitgeber getragen werden. Es ist wichtig zu beachten, dass Löhne, die bereits durch ein Paycheck Protection Program (PPP)-Darlehen finanziert und für die PPP-Vergebung verwendet wurden, NICHT für den ERC herangezogen werden dürfen. Eine korrekte Zuweisung der Löhne ist entscheidend, um den maximalen Vorteil aus beiden Programmen zu erzielen.
So beantragen Sie den ERC
Die Beantragung des ERC erfolgt in der Regel durch die Einreichung des Formular 941-X, der korrigierten Quartalsmeldung des Arbeitgebers (Employer's Quarterly Federal Tax Return), für jedes Quartal, in dem sich das Restaurant qualifiziert hat. Dieses Formular muss in Papierform beim IRS (Internal Revenue Service) eingereicht und kann nicht elektronisch übermittelt werden. Der Prozess erfordert eine genaue Dokumentation und Berechnung für jeden relevanten Lohnzeitraum.
Fallstudie: Ein Restaurant-Beispiel
Um das Potenzial des ERC zu veranschaulichen, betrachten wir ein anonymisiertes Restaurant in den USA, das trotz Umsatzrückgängen und PPP-Darlehen eine erhebliche Gutschrift erhalten hat:
Dieses Restaurant erzielte im Jahr 2020 einen Gesamtumsatz von 2,3 Millionen $ und im Jahr 2021 3,6 Millionen $. Beide Zahlen lagen deutlich unter dem Vor-COVID-Jahr 2019, in dem der Gesamtumsatz 4,7 Millionen $ betrug.
In den Jahren 2020 und 2021 erhielt das Restaurant zwei PPP-Darlehen in Höhe von über 900.000 $, die von der SBA erlassen wurden.
Obwohl es keine vollständige behördliche Schließung gab, unterlag das Restaurant ab Ende März 2020 Kapazitätsbeschränkungen für den Innenbereich, die bis weit in die Mitte des Jahres 2021 andauerten. Diese Einschränkungen allein reichten aus, um das Restaurant für den ERC zu qualifizieren, unabhängig vom Umsatz.
Nach korrekter Berücksichtigung der PPP-Darlehen (die für die ERC-Berechnung verwendeten Löhne durften nicht doppelt angerechnet werden) und unter Ausschluss von Löhnen von Mehrheitseigentümern und deren Familienmitgliedern, qualifizierte sich das Restaurant für eine ERC-Rückerstattung von insgesamt 285.925 $!
Dies umfasste 115.360 $ für das Jahr 2020 und zusätzliche 170.565 $ für das Jahr 2021. Dies ist eine beträchtliche Summe, die das Restaurant fast verpasst hätte, da der eigene Steuerberater fälschlicherweise angab, es gäbe keine Qualifizierung. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, sich von spezialisierten ERC-Experten beraten zu lassen.
Tipps zur Maximierung des ERC-Vorteils
Um sicherzustellen, dass Ihr Restaurant den maximalen ERC-Betrag erhält, beachten Sie folgende Tipps:
- Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Halten Sie genaue Aufzeichnungen über gezahlte Löhne, Gesundheitskosten und alle relevanten behördlichen Anordnungen, die Ihr Geschäft betrafen.
- Überprüfen Sie die relevanten Datenbereiche: Stellen Sie sicher, dass die qualifizierten Löhne innerhalb der gültigen Zeiträume (13. März 2020 - 31. Dez. 2021, meist 30. Sep. 2021) liegen.
- Bestätigen Sie Ihre Qualifizierung: Prüfen Sie sorgfältig, ob Sie die Kriterien für behördliche Einschränkungen oder Umsatzrückgang erfüllen.
- Verstehen Sie, was „qualifizierter Lohn“ bedeutet: Nicht nur Bruttolöhne zählen, sondern auch bestimmte Gesundheitskosten. Berücksichtigen Sie die Mitarbeiterzahl (weniger als 500 Angestellte in der Regel relevant für die Definition qualifizierter Löhne).
- Berechnen Sie den ERC genau: Nutzen Sie die korrekten Sätze (50% für 2020, 70% für 2021) und maximalen Lohnbeträge pro Mitarbeiter und Quartal.
- Beachten Sie die Affiliationsregeln: Wenn Sie verbundene Unternehmen haben, müssen diese für die ERC-Berechnung unter Umständen als eine Einheit betrachtet werden.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Der ERC-Antragsprozess ist komplex, und Fehler können teuer sein. Vermeiden Sie diese häufigen Fallstricke:
- Raten Sie nicht bei der Höhe der Gutschrift: Der IRS verlangt genaue Berechnungen, keine Schätzungen.
- Schließen Sie sich nicht selbst aus: Viele Restaurants qualifizieren sich, auch wenn sie das nicht erwarten. Holen Sie eine Expertenmeinung ein.
- Versäumen Sie nicht die korrekte Dokumentation: Ohne Nachweise (Lohnabrechnungen, behördliche Anordnungen) können Sie Ihre Forderung nicht belegen.
- Beantragen Sie keine nicht qualifizierten Löhne oder Quartale: Stellen Sie sicher, dass sowohl die Löhne als auch die Zeiträume die ERC-Kriterien erfüllen.
- Denken Sie nicht, dass Offenbleiben disqualifiziert: Teilschließungen, Kapazitätsgrenzen und Umsatzrückgänge qualifizieren auch Restaurants, die geöffnet blieben. Fast jedes Restaurant in den USA war von irgendwelchen Einschränkungen betroffen.
- Verzichten Sie nicht auf Expertenrat: Aufgrund der Komplexität des Programms ist die Konsultation eines spezialisierten ERC-Experten dringend empfohlen, um Fehler zu vermeiden und die maximale Gutschrift zu sichern.
Häufig gestellte Fragen zum ERC für Restaurants
F: Qualifizieren sich alle Restaurants für den ERC?
A: Nicht alle, aber die meisten Restaurants in den USA, die von behördlichen Einschränkungen oder einem signifikanten Umsatzrückgang während der Pandemie betroffen waren, qualifizieren sich. Eine detaillierte Prüfung der individuellen Situation ist notwendig.
F: Wie hoch kann die Gutschrift pro Mitarbeiter sein?
A: Die maximale Gutschrift beträgt bis zu 5.000 $ pro Mitarbeiter für das Jahr 2020 und bis zu 7.000 $ pro Mitarbeiter pro Quartal für die ersten drei Quartale von 2021. Dies ergibt eine mögliche Gesamtsumme von bis zu 26.000 $ pro Mitarbeiter.
F: Was ist die Frist für die Beantragung des ERC?
A: Für qualifizierte Quartale im Jahr 2020 ist die Frist der 15. April 2024. Für qualifizierte Quartale im Jahr 2021 ist die Frist der 15. April 2025. Es ist wichtig, diese Fristen nicht zu versäumen.
F: Wie beantrage ich den ERC?
A: Die Beantragung erfolgt in der Regel durch Einreichung des korrigierten Steuerformulars Formular 941-X für jedes qualifizierte Quartal beim IRS. Eine genaue Berechnung und Dokumentation sind erforderlich.
Die Mitarbeiterbindungs-Gutschrift stellt eine bedeutende Chance für Restaurants in den USA dar, dringend benötigte Mittel zu erhalten. Angesichts der Komplexität des Programms ist es ratsam, sich von erfahrenen Spezialisten unterstützen zu lassen, um die Berechtigung korrekt zu prüfen, die Gutschrift zu maximieren und den Antrag fehlerfrei einzureichen. Verpassen Sie nicht die Möglichkeit, diese wertvolle Steuerrückerstattung für Ihr Restaurant zu beanspruchen.
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