Steuern in der Gastronomie: Was Gastronomen wissen müssen

Wer den Traum hat, ein eigenes Restaurant zu eröffnen, steht nicht nur vor der Herausforderung, köstliche Speisen zu kreieren und Gäste glücklich zu machen. Ein mindestens genauso wichtiger, aber oft als kompliziert empfundener Bereich ist das Thema Steuern. Die Gastronomiebranche gilt als besonders anfällig für steuerliche Fallstricke, und das Steuerdickicht kann schnell überwältigend wirken. Doch keine Sorge, in diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Steuerarten und finanziellen Aspekte, die jeder Gastronom kennen sollte, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und den Überblick zu behalten.

Wer darf überhaupt ein Restaurant betreiben? Die rechtlichen Grundlagen

Bevor man sich überhaupt mit Steuern beschäftigen muss, stellt sich die grundlegende Frage: Wer ist berechtigt, eine Gaststätte zu eröffnen und zu führen? Die gute Nachricht ist: Grundsätzlich darf jede natürliche Person (also ein Einzelunternehmer) sowie jede juristische Person (wie eine GmbH, UG oder AG) ein Restaurant betreiben.

Allerdings ist dafür in Deutschland eine Genehmigung erforderlich. Nach dem Gaststättengesetz (GastG) benötigt man in der Regel eine sogenannte Gaststättenerlaubnis. Diese Erlaubnispflicht entfällt lediglich für Betriebe, die ausschließlich alkoholfreie Getränke, zubereitete Speisen, unentgeltliche Kostproben oder in einem Beherbergungsbetrieb Speisen und Getränke nur an Hausgäste ausschenken. Sobald aber Alkohol im Restaurant angeboten wird, ist zwingend eine Gaststättenkonzession erforderlich.

Neben der Gaststättenkonzession sind für den legalen Betrieb eines Restaurants noch weitere wichtige Unterlagen und Nachweise nötig:

• Der Gewerbeschein, der die Anmeldung des Gewerbes dokumentiert.
• Eine Gewerbeversicherung, um sich gegen verschiedene Risiken abzusichern.
• Eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt, die bestätigt, dass keine Steuerrückstände bestehen.
• Ein polizeiliches Führungszeugnis, um die persönliche Zuverlässigkeit nachzuweisen.

Es ist absolut entscheidend, sich im Vorfeld intensiv mit dem geplanten Geschäftsmodell und der gesamten Kostenplanung auseinanderzusetzen. Ein umfassender Businessplan ist das Fundament für den Erfolg. Statistiken zeigen leider, dass ein großer Teil aller neuen Restaurants innerhalb der ersten fünf Jahre scheitert, oft weil das betriebswirtschaftliche Fundament nicht stabil genug ist.

Das Steuer-Wirrwarr in der Gastronomie: Welche Steuern fallen an?

Die Gastronomie ist in Bezug auf Steuern besonders komplex. Während ein Restaurant mit Sitzplätzen in der Regel 19 % Umsatzsteuer auf Speisen erheben muss, kann ein Imbiss um die Ecke für die gleiche Speise zum Mitnehmen nur 7 % berechnen. Doch die Umsatzsteuer ist nur eine von vielen Abgaben, mit denen sich Gastronomen auseinandersetzen müssen.

Restaurantinhaber sind verpflichtet, verschiedene Steuerarten an das Finanzamt und die Kommunen abzuführen:

• Umsatzsteuer
• Gewerbesteuer
• Einkommens- oder Körperschaftssteuer (abhängig von der Rechtsform)
• Lohnsteuer (wenn Mitarbeiter beschäftigt werden)
• Pauschbeträge für Sachentnahmen (Eigenverbrauch)
• Sonstige Steuern (z.B. Schankerlaubnissteuer, Grundsteuer)

Die konkrete Höhe der Steuerlast hängt stark von der gewählten Unternehmensform und dem erzielten Gewinn ab. Ein Einzelunternehmer mag eine geringere Steuerbelastung tragen als eine GmbH, muss dafür aber auch das höhere Risiko der Haftung mit seinem Privatvermögen schultern.

Angesichts der Komplexität ist es ratsam, frühzeitig einen erfahrenen Steuer- und Finanzberater zu Rate zu ziehen. Dieser kann die individuelle Situation analysieren und die optimale steuerliche Strategie entwickeln.

Die Umsatzsteuer in der Gastronomie: 7 % oder 19 %?

Die Unterscheidung zwischen dem ermäßigten Steuersatz von 7 % und dem vollen Steuersatz von 19 % ist ein zentrales Thema und oft eine Quelle der Verwirrung in der Gastronomie.

Grundsätzlich gilt: Wer Speisen und Getränke verkauft, muss nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Die Höhe hängt davon ab, ob eine reine Lieferung von Speisen oder eine Dienstleistung vorliegt.

Die Unterscheidung lässt sich grob wie folgt zusammenfassen:

• 7 % Umsatzsteuer: Dieser Satz gilt für die bloße Abgabe von Speisen (Lieferung). Typische Beispiele sind Stehimbisse, Foodtrucks ohne Sitzgelegenheiten oder die Abgabe von Speisen zur Mitnahme (Take-away) in Restaurants. Hier wird primär die Ware verkauft. Es gibt allerdings Ausnahmen für bestimmte Luxuswaren wie Austern, Kaviar und Hummer – diese werden immer mit 19 % besteuert, auch wenn sie nur geliefert werden.
• 19 % Umsatzsteuer: Dieser Satz gilt, wenn zusätzlich zur Speisenabgabe eine Dienstleistung erbracht wird. Klassische Restaurants mit Sitzplätzen fallen hierunter. Die Dienstleistung umfasst dabei nicht nur den Service am Tisch, sondern auch Aspekte wie die Bereitstellung von Räumlichkeiten, Toiletten, gereinigtem Geschirr und Besteck sowie die Zubereitung vor Ort.

Bei Getränken ist die Regelung noch einmal anders und birgt weitere Fallstricke. Für die meisten Getränke, die im Restaurant ausgeschenkt werden (Bier, Softdrinks, Säfte etc.), fällt grundsätzlich der volle Umsatzsteuersatz von 19 % an. Hier spielt es keine Rolle, ob das Getränk vor Ort konsumiert oder mitgenommen wird – sobald es im Restaurant zubereitet oder ausgeschenkt wird, ist es eine Dienstleistung.

Es gibt jedoch spezifische Ausnahmen. Leistungswasser (Leitungswasser) unterliegt dem ermäßigten Satz. Auch bei Kaffee-to-Go gibt es Besonderheiten: Ein Cappuccino oder Latte Macchiato zum Mitnehmen, der zu mehr als 75 % aus Kuhmilch besteht, kann unter bestimmten Umständen mit 7 % besteuert werden. Wird der Kaffee jedoch mit pflanzlichen Milchalternativen wie Soja-, Hafer- oder Reismilch zubereitet, fällt der volle Satz von 19 % an, da diese Produkte steuerlich nicht als Grundnahrungsmittel klassifiziert sind.

Eine detaillierte Liste der Waren, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, findet sich in Anlage 2 des Umsatzsteuergesetzes. Es lohnt sich, diese Liste genau zu studieren oder mit dem Steuerberater zu besprechen.

Die Gewerbesteuer: Eine Abgabe an die Kommune

Nach dem Gewerbesteuergesetz (GewStG) ist grundsätzlich jeder, der ein Gewerbe betreibt, auch gewerbesteuerpflichtig. Die Gastronomie zählt eindeutig als Gewerbebetrieb. Das bedeutet, dass Gastronomen Gewerbesteuer zahlen müssen, unabhängig davon, ob sie als Einzelunternehmer, Personengesellschaft (GbR, OHG, KG) oder Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG) firmieren.

Die Gewerbesteuer ist eine kommunale Steuer, das heißt, sie wird von der jeweiligen Stadt oder Gemeinde erhoben. Die Höhe der Gewerbesteuer variiert daher stark von Standort zu Standort, da jede Kommune ihren eigenen sogenannten Hebesatz festlegt. Informationen zum geltenden Hebesatz findet man in der Regel auf der Webseite der zuständigen Gemeinde.

Die Berechnung der Gewerbesteuer erfolgt nach einer festen Formel:

Gewerbesteuer = Gewerbeertrag x Steuermesszahl (3,5 %) x kommunaler Hebesatz

Der Gewerbeertrag ist vereinfacht gesagt der nach bestimmten Korrekturen ermittelte Gewinn des Unternehmens.

Ein wichtiger Vorteil für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) ist der jährliche Freibetrag von 24.500 Euro. Die Gewerbesteuer fällt für diese Rechtsformen erst an, wenn der jährliche Gewerbeertrag diesen Betrag übersteigt. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) haben diesen Freibetrag nicht.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Eine OHG in einer Kommune mit einem Hebesatz von 400 % und einem Gewerbeertrag von 50.000 Euro würde die Gewerbesteuer wie folgt berechnen: (50.000 € - 24.500 €) x 3,5 % x 400 % = 25.500 € x 0,035 x 4,0 = 3.570 €. Die zu zahlende Gewerbesteuer wäre hier 3.570 €.

Einkommen- oder Körperschaftssteuer: Je nach Rechtsform

Ob ein Gastronom Einkommensteuer oder Körperschaftssteuer zahlt, hängt von der Rechtsform seines Unternehmens ab.

• Einkommensteuer: Natürliche Personen sind einkommensteuerpflichtig. Dazu gehören Einzelunternehmer und die Gesellschafter von Personengesellschaften (GbR, OHG, KG). Die Einkommensteuer wird auf den Gewinn des Unternehmens (bzw. den Anteil des Gesellschafters) erhoben. Die Höhe der Einkommensteuer ist progressiv, das heißt, der Steuersatz steigt mit zunehmendem Einkommen.
• Körperschaftssteuer: Juristische Personen zahlen Körperschaftssteuer. Dazu zählen insbesondere Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG), aber auch Genossenschaften oder eingetragene Vereine. Die Körperschaftssteuer wird auf den Gewinn der Gesellschaft erhoben.

Der Körperschaftssteuersatz beträgt in Deutschland pauschal 15 % des erzielten Gewinns. Zusätzlich zur Körperschaftssteuer wird ein Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf die Körperschaftssteuer erhoben. Das ergibt einen effektiven Körperschaftssteuersatz von rund 15,83 % (15 % + 5,5 % von 15 %).

Die Körperschaftssteuer wird quartalsweise an das Finanzamt abgeführt. Die Zahlungsfristen sind der 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember eines jeden Jahres.

Lohnsteuer: Die Vorauszahlung für Mitarbeiter

Sobald ein Restaurant Mitarbeiter beschäftigt, kommen Lohnsteuerverpflichtungen auf den Arbeitgeber zu. Die Lohnsteuer ist im Grunde eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer der Angestellten.

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer direkt vom Bruttolohn des Mitarbeiters einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dieses Verfahren nennt man Lohnsteuerabzug.

Die Meldung der Lohnsteuer an das Finanzamt sowie die Zahlung müssen spätestens bis zum 10. des Folgemonats elektronisch erfolgen, zum Beispiel über das ELSTER-Portal. Bei verspäteter Zahlung können Säumniszuschläge anfallen.

Für die korrekte Abführung der Lohnsteuer müssen alle Mitarbeiter mit ihrer Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) angemeldet werden. Die Höhe der Lohnsteuer, die einbehalten werden muss, hängt von der Steuerklasse des Mitarbeiters ab und wird von weiteren Faktoren wie dem Familienstand und möglichen Freibeträgen beeinflusst.

Pauschbeträge für Sachentnahmen (Eigenverbrauch): Wenn der Chef im eigenen Laden isst

Das Finanzamt geht davon aus, dass der Gastronom und seine Familie auch im eigenen Betrieb essen und Waren für den privaten Bedarf entnehmen. Diese Entnahmen stellen streng genommen eine Form von Einkommen dar, die besteuert werden muss. Wenn Waren für den Betrieb eingekauft werden, sind dies Betriebsausgaben, und die darauf entfallende Vorsteuer kann abgezogen werden. Die Sachentnahmen korrigieren diesen Vorsteuerabzug und stellen steuerpflichtige Einnahmen dar.

Um den Gastronomen von der aufwendigen Pflicht zu entlasten, jede einzelne Mahlzeit oder private Warenentnahme genau zu dokumentieren, gibt es die Pauschbeträge für Sachentnahmen. Diese Pauschalen werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgelegt und basieren auf Erfahrungswerten. Sie ermöglichen es, die privaten Entnahmen monatlich pauschal zu erfassen, anstatt jede einzelne Entnahme aufzeichnen zu müssen.

Die Höhe der Pauschbeträge variiert je nachdem, ob im Betrieb nur kalte oder auch warme Speisen angeboten werden. Hier ist eine Übersicht der Pauschbeträge für das Jahr 2024 pro Person und ohne Umsatzsteuer:

Wenn ein Restaurant beispielsweise warme und kalte Speisen anbietet und vom Inhaber geführt wird, müssen für den Inhaber jährlich 3.976 € als steuerpflichtige Entnahmen (Eigenverbrauch) angesetzt werden. Monatlich wären dies 3.976 € / 12 Monate = 331,33 €.

Sonstige Steuern, die anfallen können

Neben den Hauptsteuerarten können in der Gastronomie noch weitere spezifische Steuern relevant sein:

• Schankerlaubnissteuer: Diese Steuer kann von den Kommunen erhoben werden, wenn im Restaurant alkoholische Getränke (Bier, Wein, Spirituosen) verkauft werden. Die Höhe kann sich nach verschiedenen Kriterien richten, z.B. Betriebsfläche, Umsatz oder Jahresertrag. Der Steuersatz liegt oft zwischen 2 % und 30 % des maßgeblichen Umsatzes.
• Grundsteuer: Wenn dem Gastronomen das Grundstück oder die Immobilie, in der sich das Restaurant befindet, gehört, wird jährlich Grundsteuer fällig. Die Berechnungsgrundlage ist der steuerliche Wert des Grundstücks bzw. Gebäudes.

Ein häufiger Steuerfehler: Das fehlende Schwundbuch

Ein weit verbreiteter und teurer Fehler in der Gastronomie ist das Nicht-Führen eines Schwundbuchs. In einem Betrieb, der mit frischen Lebensmitteln arbeitet, ist es unvermeidlich, dass Waren verderben, kaputtgehen oder auch mal gestohlen werden. Diese Waren können nicht verkauft werden und fließen daher nicht in den Umsatz ein.

Bei einer Betriebsprüfung vergleicht das Finanzamt den Wareneinsatz (Einkauf von Waren) mit dem erzielten Umsatz. Eine signifikante Diskrepanz kann die unangenehme Frage aufwerfen, warum nicht alle eingekauften Waren auch verkauft wurden. Ohne plausible Erklärung und Nachweis kann das Finanzamt den Umsatz schätzen – was oft zu einer Steuernachzahlung führt.

Ein sorgfältig geführtes Schwundbuch ermöglicht es dem Gastronomen, genau zu dokumentieren, welche Waren wann und aus welchem Grund (Verderb, Bruch, Diebstahl, Eigenverbrauch über die Pauschale hinaus etc.) nicht verkauft werden konnten. Dies dient als wichtiger Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Ein Schwundbuch sollte folgende Angaben enthalten:

• Datum
• Genaue Warenbezeichnung
• Menge und Gebindegröße
• Einzelpreis (brutto)
• Gesamtpreis (brutto)
• Anmerkung oder Begründung für den Schwund
• Unterschrift des verantwortlichen Mitarbeiters

Es ist wichtig, diese Aufzeichnungen sorgfältig aufzubewahren und bei einer Prüfung vorlegen zu können.

Beispiel für einen Eintrag in einem Schwundbuch

Fazit: Steuern und Kosten fest im Blick behalten

Das Thema Steuern in der Gastronomie ist vielschichtig und erfordert Aufmerksamkeit. Die Steuerlast kann nicht nur durch unterschiedliche Steuerarten, sondern auch regional durch kommunale Hebesätze variieren. Eine gründliche Information und Planung bereits vor der Existenzgründung ist daher unerlässlich.

Neben den Abgaben an den Fiskus ist auch eine genaue Kostenkalkulation entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg eines Restaurants. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Businessplan, der sowohl die Geschäftsidee als auch die finanzielle Planung umfassend behandelt, ist das A und O. Nur wer seine Kosten kennt und im Griff hat, kann profitabel wirtschaften.

Die Komplexität der Materie macht die Zusammenarbeit mit einem qualifizierten Steuerberater fast unumgänglich. Er kann nicht nur bei der korrekten Erfüllung der Steuerpflichten helfen, sondern auch wertvolle Hinweise zur Optimierung der Steuerlast und zur betriebswirtschaftlichen Führung geben.

Auch die Möglichkeiten der Digitalisierung sollten Gastronomen nutzen. Tools wie digitale Kassensysteme, Reservierungssysteme oder Personalplanungstools können helfen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und den Überblick über Umsätze und Auslastung zu behalten – indirekt also auch die Steuergrundlagen positiv beeinflussen.

Häufig gestellte Fragen zu Steuern in der Gastronomie

Was ist der Unterschied bei der Umsatzsteuer zwischen 7 % und 19 % in der Gastronomie?

Der Unterschied hängt davon ab, ob es sich um eine reine Lieferung von Speisen (7 %) oder um eine Lieferung inklusive Dienstleistung (19 %) handelt. Restaurants mit Sitzplätzen, die Service, Geschirr etc. bieten, zahlen 19 % auf Speisen. Imbisse oder Take-away-Angebote, bei denen die Speise nur abgeholt wird, unterliegen dem 7 % Satz. Für die meisten Getränke gilt unabhängig davon der volle Satz von 19 %.

Muss jeder Gastronom Gewerbesteuer zahlen?

Ja, die Gastronomie gilt als Gewerbebetrieb, und grundsätzlich ist jeder Gewerbebetrieb gewerbesteuerpflichtig. Einzelunternehmer und Personengesellschaften haben jedoch einen jährlichen Freibetrag von 24.500 Euro beim Gewerbeertrag, bis zu dem keine Gewerbesteuer anfällt. Kapitalgesellschaften haben diesen Freibetrag nicht.

Was sind Sachentnahmen (Eigenverbrauch) und warum muss ich sie versteuern?

Sachentnahmen sind Waren oder Dienstleistungen, die der Gastronom oder seine Familie für private Zwecke aus dem Betrieb entnehmen (z.B. im eigenen Restaurant essen). Diese Entnahmen sind steuerpflichtig, da sie ansonsten als unversteuertes Einkommen gelten würden und der Vorsteuerabzug auf die eingekauften Waren korrigiert werden muss. Um die Dokumentation zu vereinfachen, gibt es jährliche Pauschbeträge, die vom BMF festgelegt werden.

Was ist ein Schwundbuch und wozu brauche ich es?

Ein Schwundbuch dient dazu, Warenverluste durch Verderb, Bruch, Diebstahl oder andere Gründe, die nicht zum Verkauf geführt haben, genau zu dokumentieren. Es ist ein wichtiger Nachweis gegenüber dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung, um Diskrepanzen zwischen Wareneinsatz und Umsatz plausibel erklären und Steuerschätzungen vermeiden zu können.

Brauche ich unbedingt einen Steuerberater?

Angesichts der Komplexität der steuerlichen Regelungen in der Gastronomie ist es dringend ratsam, die Unterstützung eines qualifizierten Steuerberaters in Anspruch zu nehmen. Er hilft bei der korrekten Steuererklärung, der Einhaltung von Fristen und kann bei der betriebswirtschaftlichen Optimierung beraten.

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