Bewirtungsbeleg: Steuerliche Tipps für Restaurants

Geschäftliche Anlässe bieten oft die Möglichkeit, Beziehungen bei einem gemeinsamen Essen zu pflegen oder neue Kontakte zu knüpfen. Solche Bewirtungen verursachen Kosten, die unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Doch damit das Finanzamt diese Ausgaben anerkennt, ist ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg von entscheidender Bedeutung. Dieser Artikel beleuchtet die Anforderungen und Besonderheiten, die Unternehmer und Gastronomen kennen müssen.

Warum ein Bewirtungsbeleg nötig ist

Der Bewirtungsbeleg dient als zentraler Nachweis für das Finanzamt, dass die entstandenen Kosten tatsächlich betrieblich oder geschäftlich veranlasst waren und nicht etwa privater Natur. Ohne diesen Beleg können die Ausgaben für Speisen, Getränke und weitere damit verbundene Kosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren in der Regel nicht steuermindernd berücksichtigt werden. Er ist also das Fundament für die steuerliche Anerkennung Ihrer Bewirtungsaufwendungen.

Was auf Ihrem Bewirtungsbeleg stehen MUSS

Die Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg sind gesetzlich in § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt. Als Unternehmer oder Freiberufler müssen Sie bestimmte Pflichtangaben festhalten, um die betriebliche Veranlassung und die Höhe der Kosten zu dokumentieren. Diese Angaben machen Sie auf einem sogenannten Eigenbeleg, der oft ein Vordruck auf der Rückseite der Restaurantrechnung ist oder den Sie selbst erstellen können. Wichtig ist, dass diese Angaben zeitnah erfasst werden, idealerweise direkt nach der Bewirtung, spätestens aber bis zum Ende des Geschäftsjahres.

Zu den unerlässlichen Angaben, die Sie selbst auf dem Bewirtungsbeleg ergänzen müssen, gehören:

• Ort der Bewirtung: Geben Sie hier den Namen und die vollständige Anschrift des Restaurants an, oder, falls die Bewirtung in Ihren eigenen Räumen stattfand, Ihr Büro.
• Tag der Bewirtung: Das genaue Datum der Bewirtung. Auch Bewirtungen am Wochenende können betrieblich veranlasst sein, dies muss aber glaubhaft dargelegt werden können.
• Anlass der Bewirtung: Dies ist ein besonders kritischer Punkt. Die Angabe muss sehr konkret sein. Allgemeine Formulierungen wie „Kundenpflege“, „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsessen“ reichen dem Finanzamt nicht aus. Seien Sie spezifisch, zum Beispiel: „Abstimmung der Lieferbedingungen für Projekt X“, „Informationsgespräch zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung mit Firma Y“, „Terminplanung für das Objekt XY“. Je höher die Kosten, desto detaillierter sollte der Anlass beschrieben werden.
• Teilnehmer der Bewirtung: Sie müssen die vollständigen Namen aller anwesenden Personen festhalten. Dazu gehören nicht nur die bewirteten Gäste, sondern auch Sie selbst als bewirtender Unternehmer/Freiberufler sowie eventuell anwesende Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Bei größeren Gruppen (z.B. Betriebsbesichtigungen) genügt eine nähere Bezeichnung der Personengruppe und die Angabe der Anzahl der Personen.
• Höhe der Aufwendungen: Hier geben Sie den Gesamtbetrag der Bewirtung an, der sich aus der beigefügten Restaurantrechnung ergibt.
• Trinkgeld: Wenn Sie Trinkgeld gegeben haben und dieses nicht bereits auf der Restaurantrechnung ausgewiesen ist, sollten Sie es auf Ihrem Bewirtungsbeleg vermerken. Ideal ist es, wenn der Empfänger (z.B. der Kellner) den Erhalt und die Höhe des Trinkgeldes auf dem Beleg oder einem separaten Zettel bestätigt. Bis zu 10% des Rechnungsbetrags erkennt das Finanzamt oft auch als Eigenbeleg an.
• Unterschrift des Gastgebers: Der Bewirtungsbeleg muss von Ihnen als bewirtendem Unternehmer unterschrieben werden, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen. Fügen Sie Ort und Datum der Unterschrift hinzu.

Es ist entscheidend, dass diese Angaben vollständig und korrekt sind. Fehlende oder unzureichende Angaben können dazu führen, dass das Finanzamt die gesamten Bewirtungskosten nicht anerkennt. Sie können fehlende Angaben nachtragen, aber eine Prüfung kann schwierig werden.

Die Rechnung des Restaurants: Unerlässlich für den Nachweis

Neben Ihrem Eigenbeleg, auf dem Sie die Details zur Bewirtung festhalten, benötigen Sie zwingend die Originalrechnung oder den Kassenbeleg des Restaurants. Diese sogenannte Gastwirt-Rechnung muss ebenfalls bestimmte Anforderungen erfüllen, damit das Finanzamt sie anerkennt. Insbesondere bei Rechnungen über 250 Euro brutto sind die Anforderungen höher als bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen.

Die Gastwirt-Rechnung muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) unter anderem folgende Punkte enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift der Gaststätte.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die maschinell aufgedruckt sein muss. Handschriftliche Ergänzungen oder Stempel sind hier nicht zulässig.
• Tag der Bewirtung (kann mit Ausstellungsdatum identisch sein).
• Eine exakte Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke nach Menge und Art. Sammelbezeichnungen wie „Speisen und Getränke“ sind nicht ausreichend (§ 14 Abs. 3 UStG).
• Die Höhe der Aufwendungen: Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz (seit 1. Januar 2024 in der Regel 19% für Speisen und Getränke im Restaurant) und der Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag.

Bei Rechnungen über 250 Euro brutto muss zusätzlich Ihr Name und Ihre vollständige Anschrift als bewirtender Unternehmer auf der Restaurantrechnung aufgeführt sein (als Rechnungsadressat). Diese Angabe darf handschriftlich oder durch Stempel auf der maschinell erstellten Rechnung ergänzt werden; sie muss nicht zwingend von der Registrierkasse ausgedruckt sein.

Ein einfacher Kassenbon aus Thermopapier, wie er oft bei kleineren Beträgen ausgestellt wird, gilt nur dann als ausreichende Rechnung, wenn er die Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro erfüllt (Name/Anschrift Gaststätte, Datum, Menge/Art der Leistung, Entgelt/Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz). Bei Beträgen über 250 Euro reicht ein einfacher Kassenbon nicht mehr aus; hier ist eine ordentliche Rechnung mit allen oben genannten Pflichtangaben inklusive Ihres Namens und Ihrer Anschrift erforderlich.

Wichtig: Die Gastwirt-Rechnung und Ihr ausgefüllter Eigenbeleg gehören zusammen und müssen gemeinsam aufbewahrt werden. Ein Kassenbeleg allein ist kein Bewirtungsbeleg, sondern ein Teil des erforderlichen Nachweises.

Die steuerliche Absetzbarkeit: Geschäftlich vs. Betrieblich

Nicht alle Bewirtungskosten können in gleicher Höhe steuerlich abgesetzt werden. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet hier klar zwischen zwei Arten von Bewirtungen:

Geschäftliche Bewirtung

Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn mindestens eine Person bewirtet wird, die nicht Mitarbeiter Ihres eigenen Unternehmens ist. Dies können Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Berater oder potenzielle Neukunden sein. Auch wenn eigene Mitarbeiter anwesend sind, handelt es sich um eine geschäftliche Bewirtung, sobald externe Personen teilnehmen. Die Kosten für die Bewirtung selbst (Speisen, Getränke, etc.) können bei geschäftlicher Veranlassung nur zu 70 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Die restlichen 30 % sind nicht abzugsfähig und mindern Ihren Gewinn nicht. Trinkgelder und weitere Nebenkosten wie Garderobengebühren, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Bewirtung stehen, sind ebenfalls nur zu 70 % abzugsfähig.

Ein großer Vorteil bei geschäftlichen Bewirtungen ist der Vorsteuerabzug. Die auf der Restaurantrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer können Sie in voller Höhe, also zu 100 %, als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Betriebliche Bewirtung

Eine betriebliche Bewirtung liegt vor, wenn ausschließlich Mitarbeiter Ihres eigenen Unternehmens bewirtet werden. Typische Beispiele hierfür sind Betriebsfeiern, Jubiläen oder gemeinsame Essen im Rahmen einer internen Besprechung. Die Kosten für betriebliche Bewirtungen sind in voller Höhe, also zu 100 %, als Betriebsausgaben absetzbar. Dies gilt auch für Trinkgelder und Nebenkosten. Auch die Vorsteuer kann zu 100 % abgezogen werden.

Aufmerksamkeiten

Eine weitere Kategorie, die oft im Zusammenhang mit Bewirtungen genannt wird, sind die sogenannten Aufmerksamkeiten. Darunter fallen kleine Gesten wie das Anbieten von Kaffee, Tee, Wasser, Säften, Keksen oder belegten Brötchen während einer Besprechung in Ihren Geschäftsräumen. Diese zählen nicht als Bewirtung im steuerlichen Sinne, da sie keine vollwertige Mahlzeit darstellen. Die Kosten für Aufmerksamkeiten sind zu 100 % als Betriebsausgaben absetzbar, ohne dass die strengen Dokumentationspflichten eines Bewirtungsbelegs gelten. Die Abgrenzung zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtung kann im Einzelfall fließend sein und hängt vom Umfang und Charakter des Angebots ab.

Die Angemessenheit der Kosten

Obwohl es keine gesetzlich festgelegte Obergrenze für die Höhe von Bewirtungskosten gibt, müssen diese stets „angemessen“ sein, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Die Beurteilung der Angemessenheit liegt im Ermessen des zuständigen Finanzamts und hängt stark von den Umständen des Einzelfalls ab. Faktoren, die dabei eine Rolle spielen können, sind:

• Der Anlass der Bewirtung (Ein wichtiges Vertragsgespräch rechtfertigt höhere Kosten als ein Routine-Meeting).
• Die Anzahl der bewirteten Personen.
• Die Position und Bedeutung der Gäste für Ihr Geschäft.
• Der Ort der Bewirtung (Ein teures Restaurant kann angemessen sein, wenn es zum Geschäftsumfeld passt und der Anlass es erfordert).
• Die Art der Mahlzeit (Abendessen sind oft teurer als Mittagessen).

Das Finanzamt prüft Bewirtungsbelege sehr genau auf ihre Angemessenheit. Außergewöhnlich hohe Kosten pro Person oder sehr häufige Bewirtungen derselben Personen können Misstrauen erregen und zu Rückfragen oder gar zur Ablehnung des Abzugs führen. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zu halten.

Ausnahmen und Sonderfälle

Es gibt einige spezielle Situationen, bei denen die Regeln für Bewirtungsbelege leicht abweichen können:

Kleinbetragsrechnungen

Bei Restaurantrechnungen, deren Bruttobetrag 250 Euro nicht übersteigt (sogenannte Kleinbetragsrechnungen), sind die Anforderungen an die Rechnung selbst etwas vereinfacht. Sie müssen nicht zwingend Ihren Namen und Ihre Anschrift als Rechnungsempfänger enthalten. Die anderen Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen (Name/Anschrift Gaststätte, Datum, Menge/Art der Leistung, Entgelt/Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz) müssen aber vorhanden sein. Wichtig ist jedoch, dass Sie auch bei Kleinbetragsrechnungen Ihren Eigenbeleg mit allen erforderlichen Angaben (Anlass, Teilnehmer, Unterschrift) korrekt ausfüllen und der Rechnung beifügen.

Bewirtung im Ausland

Findet die Bewirtung im Ausland statt, gelten grundsätzlich dieselben Dokumentationspflichten wie im Inland. Sie benötigen also ebenfalls eine Rechnung der ausländischen Gaststätte und müssen einen Bewirtungsbeleg mit allen Details (Anlass, Teilnehmer etc.) erstellen. Allerdings erkennt das Finanzamt ausländische Belege unter Umständen auch dann an, wenn sie nicht allen deutschen Formanforderungen (z.B. maschinelle Erstellung, Rechnungsnummer) entsprechen, sofern Sie glaubhaft darlegen können, dass im betreffenden Land keine Möglichkeit bestand, eine den deutschen Regeln entsprechende Rechnung zu erhalten. Versuchen Sie dennoch stets, einen möglichst detaillierten Beleg zu bekommen.

Monatliche Abrechnungen

Eine weitere Ausnahme besteht, wenn Sie mit einem Restaurant vereinbaren, dass dieses Ihnen nicht nach jeder Bewirtung, sondern z.B. einmal im Monat eine Sammelrechnung ausstellt und Sie diese per Überweisung begleichen. In diesem Fall benötigen Sie nicht zwingend die maschinell erstellten Einzelbelege nach jeder Bewirtung, solange die Sammelrechnung alle erforderlichen Angaben enthält und Sie die Einzelheiten (Anlass, Teilnehmer) auf Ihren Bewirtungsbelegen dokumentieren können. Diese Vorgehensweise kann den administrativen Aufwand reduzieren.

Digitale Belege: Moderne Nachweisführung

Die Digitalisierung hat auch vor Bewirtungsbelegen nicht Halt gemacht. Es ist heute möglich, Belege digital zu erfassen und aufzubewahren, anstatt sie in Papierform abzulegen. Das Bundesministerium der Finanzen hat hierzu klare Vorgaben veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 30.6.2021). Wenn Sie Bewirtungsbelege digitalisieren oder digital erstellen, müssen Sie sicherstellen:

• Die Daten müssen nach der Erfassung unveränderbar sein.
• Der digitale oder digitalisierte Eigenbeleg muss durch eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung von Ihnen bestätigt werden.
• Der digitale/digitalisierte Eigenbeleg und die digitale/digitalisierte Restaurantrechnung müssen digital zusammengeführt oder eindeutig aufeinander bezogen werden.
• Die notwendigen Angaben auf dem Eigenbeleg müssen zeitnah elektronisch ergänzt werden.
• Der Zeitpunkt der Erstellung/Ergänzung des Eigenbelegs sowie der Zeitpunkt der Signierung/Genehmigung müssen elektronisch aufgezeichnet werden.
• Das gesamte digitale Dokument muss unveränderbar digital aufbewahrt werden.
• Das eingesetzte Digitalisierungsverfahren muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Das Scannen von Papierbelegen und deren digitale Archivierung ist unter Einhaltung dieser Regeln grundsätzlich zulässig und kann die Aufbewahrung erheblich erleichtern, insbesondere bei Belegen auf wärmeempfindlichem Thermopapier, die schnell verblassen. Solche Belege sollten Sie immer kopieren oder digitalisieren.

Aufzeichnung und Aufbewahrung

Neben der korrekten Erstellung des Bewirtungsbelegs und der zugehörigen Rechnung sind auch die Aufzeichnung und Aufbewahrung von großer Bedeutung. Gemäß § 4 Abs. 7 EStG müssen geschäftliche Bewirtungsaufwendungen, deren Abzug auf 70 % beschränkt ist, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Das bedeutet, Sie müssen in Ihrer Buchführung ein eigenes Konto für Bewirtungskosten führen oder im Journal eine separate Spalte verwenden. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht es nicht aus, die Belege nur zu sammeln; Sie müssen sie getrennt ablegen (z.B. in einem separaten Ordner oder mit Trennblättern) und zusätzlich eine Zusammenstellung anfertigen, die den Belegen vorangestellt wird. Mehrere einzelne Rechnungen dürfen dabei nicht zu einer Summe zusammengefasst werden, jede Bewirtung muss separat erfasst werden (Ausnahme: Kreditkartenabrechnungen, wenn die Einzelbelege beigefügt sind).

Für Bewirtungsbelege und die zugehörigen Rechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Häufig gestellte Fragen zum Bewirtungsbeleg

Ist ein Bewirtungsbeleg Pflicht?
Ein Bewirtungsbeleg ist nicht gesetzlich vorgeschrieben im Sinne einer Ausstellungspflicht durch das Restaurant für jeden Gast. Er ist aber zwingend erforderlich, wenn Sie die Kosten für eine geschäftliche oder betriebliche Bewirtung steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen möchten. Ohne korrekt ausgefüllten Beleg wird das Finanzamt den Abzug verweigern.

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?
Ihr Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) muss Ort, Datum, den konkreten Anlass, die Namen aller Teilnehmer (inkl. Gastgeber), die Höhe der Aufwendungen und ggf. Trinkgeld sowie Ihre Unterschrift enthalten. Zusätzlich benötigen Sie die Restaurantrechnung mit Name/Anschrift der Gaststätte, Steuernummer/USt-ID, Datum, maschineller Rechnungsnummer, Einzelaufschlüsselung der Leistungen und Beträgen. Bei Rechnungen über 250 Euro muss auch Ihr Name/Anschrift auf der Restaurantrechnung stehen.

Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben?
Der Bewirtungsbeleg (Ihr Eigenbeleg) muss vom bewirtenden Unternehmer oder einem Vertreter des einladenden Unternehmens eigenhändig unterschrieben werden, um die Richtigkeit der darauf gemachten Angaben zu bestätigen.

Wie hoch dürfen die Kosten für ein Geschäftsessen sein?
Es gibt keine feste Obergrenze. Die Kosten müssen „angemessen“ sein. Das Finanzamt beurteilt die Angemessenheit anhand des Anlasses, der Anzahl und Position der Teilnehmer, des Ortes und der Art der Bewirtung. Unangemessen hohe Kosten können vom Abzug ausgeschlossen werden.

Was ist der Unterschied zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung?
Bei geschäftlicher Bewirtung sind mindestens eine externe Person (Kunde, Partner etc.) anwesend, die Kosten sind zu 70 % absetzbar. Bei betrieblicher Bewirtung sind ausschließlich eigene Mitarbeiter anwesend, die Kosten sind zu 100 % absetzbar. Die Vorsteuer ist in beiden Fällen zu 100 % abziehbar.

Werden handschriftliche Bewirtungsbelege anerkannt?
Die Restaurantrechnung muss in der Regel maschinell erstellt sein (insbesondere Rechnungsnummer). Handschriftliche Ergänzungen auf der Restaurantrechnung sind nur für Name/Anschrift des Unternehmers bei Rechnungen > 250 Euro zulässig. Ihr Eigenbeleg kann ein Vordruck sein, den Sie handschriftlich ausfüllen, er muss aber Ihre Unterschrift tragen. Rein handschriftlich erstellte *Rechnungen* des Gastwirts werden nur in Ausnahmefällen (z.B. Ausland, wenn maschinell nicht möglich) und nur bei Glaubhaftmachung anerkannt.

Was passiert, wenn Angaben auf dem Bewirtungsbeleg fehlen?
Fehlende Angaben auf Ihrem Eigenbeleg (Anlass, Teilnehmer, Unterschrift) können zum vollständigen Verlust des Steuerabzugs führen. Das Finanzamt wird den Beleg bei einer Prüfung wahrscheinlich nicht anerkennen.

Fazit

Der Bewirtungsbeleg ist mehr als nur ein Stück Papier; er ist Ihr Schlüssel zur steuerlichen Geltendmachung von Geschäftsessen und Betriebsfeiern. Indem Sie die Pflichtangaben sorgfältig und zeitnah erfassen, die zugehörige Restaurantrechnung korrekt prüfen und alle Unterlagen ordnungsgemäß getrennt aufzeichnen und über die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren hinweg aufbewahren, legen Sie den Grundstein für einen reibungslosen Ablauf bei der Betriebsprüfung und können Steuervorteile nutzen. Ob die Bewirtung geschäftlich oder betrieblich veranlasst ist, entscheidet über die Höhe der Absetzbarkeit. Achten Sie stets auf die Angemessenheit der Kosten und nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeit der Digitalisierung, um Ihre Belege sicher und lesbar zu archivieren. Mit der richtigen Vorgehensweise wird der Bewirtungsbeleg zu einem wertvollen Werkzeug in Ihrer Buchhaltung.

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