Kassensysteme für die Gastronomie im Überblick

Die Gastronomie ist eine Branche, die von Geschwindigkeit, Flexibilität und präziser Organisation lebt. Ob in einem belebten Restaurant, einem gemütlichen Café, einer quirligen Bar oder einem mobilen Foodtruck – das Kassensystem ist das zentrale Werkzeug, das den Betriebsablauf maßgeblich beeinflusst. Es muss nicht nur den reibungslosen Verkauf ermöglichen, sondern auch spezifische Anforderungen wie geteilte Rechnungen, Happy Hour-Preise oder die Verwaltung komplexer Tischstrukturen erfüllen. Die Auswahl des passenden Systems ist daher entscheidend für den Erfolg. Doch welche Arten von Kassensystemen gibt es, welche Funktionen sind wirklich wichtig und worauf müssen Sie bei der Anschaffung achten, auch im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben wie die KassenSichV?

Dieser Artikel beleuchtet die Welt der Kassensysteme für die Gastronomie. Wir gehen auf die notwendigen Funktionen ein, stellen verschiedene Systemarten vor, geben Einblicke in die Kosten und vergleichen ausgewählte Anbieter. Ziel ist es, Ihnen eine fundierte Grundlage zu bieten, damit Sie das beste Kassensystem für Ihren individuellen Betrieb finden können.

Warum Gastronomie spezielle Kassensysteme benötigt

Anders als im reinen Einzelhandel, wo der Verkauf meist an einem festen Punkt stattfindet, zeichnet sich die Gastronomie oft durch komplexere Abläufe aus. Bestellungen werden am Tisch aufgenommen (manchmal per Hand, immer häufiger aber digital per Funkbonieren), Tische müssen verwaltet, zusammengelegt oder geteilt werden, und die Abrechnung muss flexibel erfolgen können, sei es für einzelne Gäste am Tisch oder für die gesamte Gesellschaft. Zudem gibt es spezifische Anforderungen wie das Management von Beilagen, Allergenen oder die Handhabung von Trinkgeld. Ein universelles Kassensystem ohne diese spezifischen Gastro-Funktionen stößt hier schnell an seine Grenzen und kann den Arbeitsalltag eher behindern als erleichtern.

Wichtige Funktionen eines Kassensystems für die Gastronomie

Ein leistungsfähiges Kassensystem für die Gastronomie muss eine Vielzahl von Aufgaben bewältigen können. Man unterscheidet dabei zwischen allgemeinen Funktionen, die in vielen Branchen nützlich sind, und spezifischen Gastro-Funktionen, die für den reibungslosen Ablauf in Ihrem Restaurant, Café oder Ihrer Bar unerlässlich sind.

Allgemeine Funktionen

• Intuitive und einfache Bedienung, auch für neues Personal schnell erlernbar.
• Offline-Modus, um auch bei schwacher Internetverbindung Bestellungen aufnehmen und kassieren zu können.
• Unterstützung vielfältiger Zahlungsweisen (Bar, EC, Kreditkarte, kontaktlos, mobile Payment).
• Mitarbeiterverwaltung (Zugriffsrechte, Arbeitszeiten).
• Kundenverwaltung (CRM) für Stammgäste oder Bonusprogramme.
• Erhebung statistischer Daten und Wirtschaftsfunktionen für Auswertungen.
• DATEV-Export zur Vereinfachung der Buchhaltung.
• Freie Sparten für individuelle Einträge oder Artikel.
• Storno- und Rabatt-Berichte für eine transparente Abrechnung.
• GoBD- und Kassensicherungskonformität (inkl. TSE).

Branchenspezifische Gastro-Funktionen

Diese Funktionen sind es, die ein Kassensystem wirklich „gastronomietauglich“ machen:

• Bestellungsaufnahme und Abkassieren direkt am Tisch (ggf. mit mobilen Geräten).
• Umfangreiche Tischverwaltung (Tische splitten, separieren, zusammenführen) und grafische Tischpläne.
• Trinkgeld-Funktion und korrekte Verbuchung.
• Happy Hour-Funktion mit automatischer Preis- und Mehrwertsteueranpassung.
• Unterstützung für Take-Away oder Lieferservice.
• Rechnungsaufteilung (Splitting) und Erstellung von Bewirtungsbelegen.
• Zutaten- und Beilagen-Management, inklusive Allergeninformationen.
• Gästemanagement.
• Funkbonieren: Drahtlose Übermittlung von Bestellungen an Küche oder Bar.
• Gangsteuerung (z.B. Vorspeise, Hauptgang, Dessert).
• Küchen- oder Bardrucker-Anbindung.
• Digitale Speisekarte oder Bestellsysteme per QR-Code.

Auswahlkriterien für Ihr Gastronomie Kassensystem

Die Suche nach dem perfekten Kassensystem kann überwältigend sein. Um den Überblick zu behalten und eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Sie folgende Kriterien genau prüfen:

Gebühren und Kostenstruktur

Die Kosten setzen sich meist aus Software-Miete (oft monatlich oder jährlich) und Hardware-Kosten zusammen. Achten Sie auf:

• Monatliche oder jährliche Software-Gebühren: Variieren stark je nach Anbieter und Funktionsumfang.
• Einrichtungs- oder Aktivierungsgebühren.
• Kosten für zusätzliche Kassenplätze oder mobile Geräte.
• Transaktionsgebühren bei Kartenzahlung über integrierte Terminals.
• Kosten für Support und Updates.
• Kosten für die TSE (monatliche Miete oder jährliche Gebühr).

Lesen Sie das Kleingedruckte genau und stellen Sie sicher, dass alle benötigten Funktionen im gewählten Tarif enthalten sind.

Vertragskonditionen

Lange Vertragslaufzeiten binden Sie an einen Anbieter. Kürzere Laufzeiten (z.B. monatlich kündbar) bieten mehr Flexibilität, falls sich Ihre Anforderungen ändern oder Sie mit dem Service unzufrieden sind. Prüfen Sie Kündigungsfristen und mögliche Gebühren bei vorzeitiger Beendigung.

Funktionen und Leistungen

Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die für Ihren Betrieb absolut notwendig sind (z.B. Funkbonieren für Tischbetrieb, Lieferservice-Modul für Bringdienste). Vergleichen Sie dann, welche Anbieter diese Funktionen bieten und ob sie im Basispreis oder nur in teureren Paketen enthalten sind. Zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie nicht benötigen.

Finanzamtkonformität und Sicherheit

Dies ist ein absolut kritischer Punkt. Ihr Kassensystem muss zu 100% den deutschen Gesetzen entsprechen, insbesondere der KassenSichV und den GoBD. Prüfen Sie, ob eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert ist oder einfach nachgerüstet werden kann. Erkundigen Sie sich nach der Art der TSE (Hardware, Software, Cloud) und deren Kosten. Ein nicht konformes System kann bei einer Kassenprüfung zu empfindlichen Strafen führen.

Kassensysteme für verschiedene Gastro-Betriebe: Beispiele

Die Anforderungen unterscheiden sich stark, je nachdem, ob Sie ein Restaurant mit viel Tischbetrieb, einen Imbiss mit reinem Thekenverkauf oder einen mobilen Foodtruck betreiben. Hier sind beispielhafte Konfigurationen und Kosten:

Beispiel 1: Café, Bar, Restaurant (Tischbetrieb)

Hier ist eine Kombination aus stationären und mobilen Komponenten sinnvoll, um Bestellungen am Tisch aufzunehmen und dort ggf. auch abzukassieren.

Hinweis: Dies sind Beispielrechnungen. Die tatsächlichen Kosten können je nach Anbieter, Hardware-Modellen und gewählten Tarifen stark abweichen.

Beispiel 2: Imbiss / Schnellrestaurant (Thekenbetrieb)

Ein stationäres System am Verkaufspunkt reicht hier oft aus. Mobile Komponenten sind optional.

Hinweis: Dies sind Beispielrechnungen. Die tatsächlichen Kosten können je nach Anbieter, Hardware-Modellen und gewählten Tarifen stark abweichen.

Beispiel 3: Foodtruck / Mobile Gastronomie

Hier ist eine kompakte, mobile All-in-One-Lösung ideal.

Hinweis: Dies sind Beispielrechnungen. Die tatsächlichen Kosten können je nach Anbieter, Hardware-Modellen und gewählten Tarifen stark abweichen.

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Die Preisspanne ist groß und reicht von wenigen Hundert Euro bis zu mehreren Tausend Euro. Wie die Beispiele zeigen, hängen die Kosten maßgeblich von folgenden Faktoren ab:

• Software: Die monatlichen Kosten liegen grob zwischen 30 und 300 Euro pro Kassenplatz, abhängig vom Funktionsumfang und Anbieter.
• Hardware: Mobile Handhelds können ab ca. 400 Euro erhältlich sein, während stationäre POS-Terminals schnell 1.000 Euro und mehr kosten können. Hinzu kommen Kosten für Bondrucker (ab 120 Euro), Geldladen (ab 70 Euro) oder zusätzliche mobile Geräte (Tablets, Smartphones).
• TSE: Die Kosten für die technische Sicherheitseinrichtung werden oft separat berechnet, sei es monatlich (ca. 5-15 Euro) oder als jährliche/einmalige Gebühr.
• Zusatzgeräte und Integrationen: Spezielle Hardware wie Küchenbildschirme, Pager oder Schnittstellen zu anderen Systemen erhöhen ebenfalls den Preis.
• Anzahl der Kassenplätze: Je mehr Geräte Sie benötigen, desto höher sind die Gesamtkosten, auch wenn der Preis pro Gerät manchmal sinkt.

Es ist unerlässlich, sich von mehreren Anbietern individuelle Angebote auf Basis Ihrer spezifischen Anforderungen einzuholen, um ein realistisches Budget zu erstellen.

Kostenlose Kassensysteme: Eine gute Idee?

Einige Anbieter werben mit kostenlosen Kassenlösungen. Das klingt verlockend, ist aber meist mit Vorsicht zu genießen. Oft sind die kostenlosen Versionen stark eingeschränkt und es fehlen gerade die für die Gastronomie essenziellen Funktionen wie Funkbonieren oder die Tischverwaltung. Diese müssen dann teuer hinzugebucht werden. Auch Support, Updates und die für die Finanzamtkonformität notwendige TSE sind in der Regel kostenpflichtig. Ein kostenloser Support kann im Problemfall schnell zu Umsatzverlusten führen. Für professionelle Gastro-Betriebe sind kostenlose Systeme daher meist keine nachhaltige Lösung.

Finanzierung: Kaufen, Mieten oder Leasen?

Die Anschaffung eines Kassensystems ist eine Investition. Anbieter bieten verschiedene Finanzierungsmodelle an:

• Kauf: Sie zahlen den vollen Preis auf einmal. Die Hardware gehört Ihnen.
• Miete: Sie zahlen eine feste monatliche Gebühr für die Nutzung von Software und ggf. Hardware. Oft mit kürzeren Vertragslaufzeiten.
• Leasing: Ähnlich wie Miete, oft über längere Zeiträume, mit der Option, die Hardware am Ende zu übernehmen.

Viele Anbieter bieten die Software im Abo an (Miete), während die Hardware gekauft, gemietet oder geleast werden kann. Gerade bei Neugründungen oder schnellem Wachstum kann Mieten oder Leasing die anfängliche finanzielle Belastung reduzieren. Fragen Sie gezielt nach den Finanzierungsoptionen bei den Anbietern.

Ausgewählte Anbieter im Detail vorgestellt

Der Markt für Kassensysteme in der Gastronomie ist groß. Hier stellen wir einige der prominenten Anbieter vor, die sich besonders für diese Branche eignen:

ready2order

Ursprünglich speziell für die Gastronomie entwickelt, bietet ready2order flexible Lösungen. Ein großer Pluspunkt ist die Geräteunabhängigkeit: Die Software läuft als App auf iOS, Android und Windows. Das Gastro-Paket bietet wichtige Funktionen wie Tischplan, Funkbonieren und Rechnungssplittung. ready2order bietet auch eigene Hardware wie das mobile readyGo Handheld (inkl. Drucker, Scanner, Kartenleser) und das stationäre readyMax Terminal mit Kundenanzeige an. Die Kosten für die Software starten bei ca. 30 Euro/Monat (zzgl. Gastro-Paket und TSE). Hardware muss separat erworben werden.

orderbird

Bekannt als Deutschlands erste iPad-Kasse, hat orderbird einen starken Fokus auf die Gastronomie. orderbird PRO ist die Lösung für Restaurants, Cafés etc. und läuft auf iOS-Geräten (iPad, iPhone). Funktionen wie Gangsteuerung, Tischplan, Funkbonieren und QR-Code-Bestellung sind verfügbar. Mit orderbird MINI gibt es auch eine mobile All-in-One-Lösung (Handheld) für Foodtrucks oder den Außer-Haus-Verkauf. orderbird PRO beginnt ab ca. 35 Euro/Monat/Kasse, orderbird MINI ab 22 Euro/Monat zzgl. Hardware. Die TSE kostet extra (ca. 139 Euro/Jahr).

Lightspeed

Aus dem früheren Gastrofix hervorgegangen, bietet Lightspeed eine umfassende Lösung für Gastgewerbe und Hotellerie. Das System basiert auf iOS und ist für hohe Anforderungen ausgelegt. Es bietet tiefgehende Managementfunktionen, Funkbonieren, Abhol-/Lieferservice-Module und Integrationen. Lightspeed bietet verschiedene Software-Tarife ab ca. 69 Euro/Monat. Passende Hardware (Drucker, Laden etc.) muss separat erworben werden. Die TSE kostet ca. 9 Euro/Monat.

3POS

3POS bietet eine branchenübergreifende Lösung, die sich durch Module an die Gastronomie anpassen lässt. Das System ist kompatibel mit Windows, Android und iOS. Funktionen wie Happy Hour, Tischplan, Reservierungen und ein Caterer-Modul sind verfügbar. 3POS bietet eigene stationäre POS-Terminals (z.B. Audrey A4, SP-5514) mit robustem Design und Kundenanzeigen sowie Handhelds an. Preise für Software und Hardware gibt es meist nur auf Anfrage.

Vectron

Als einer der größten Anbieter in Europa bietet Vectron eine breite Palette an Kassensystemen, speziell auf die Gastronomie zugeschnitten. Mit fünf verschiedenen mobilen und stationären Modellen (z.B. POS 7, POS Touch 15 II, POS M4 Pay Handheld) bietet Vectron hohe Flexibilität. Die Systeme sind robust, skalierbar und bieten Funktionen wie Online-Tischreservierungen, Funkbonieren und zahlreiche digitale Module. Die Software kostet ab ca. 49 Euro/Monat/Kasse. Hardwarepreise variieren stark je nach Modell (ab ca. 550 Euro für Handhelds, über 1.700 Euro für stationäre Terminals). Die TSE kostet einmalig ab ca. 208 Euro.

gastronovi

gastronovi positioniert sich als erste Gastro-Komplettlösung und bietet eine Cloud-basierte Software für alle Endgeräte (plattformunabhängig auf iOS, Android, Windows, Linux). Der Fokus liegt auf der Digitalisierung des gesamten Betriebsablaufs mit Modulen für Speisekarten, Reservierungen, Bestellsysteme, Take-Away und Self-Ordering. gastronovi ist hardwareunabhängig, vermittelt aber passende Geräte. Die Software startet ab ca. 59 Euro/Monat. Die TSE kostet ca. 90 Euro/Jahr.

enfore

enfore bietet Lösungen für verschiedene Branchen, darunter die Gastronomie, mit dem Ziel eines guten Kundenerlebnisses. Die Software ist flexibel und kann auf eigener Hardware sowie Fremdgeräten (macOS, Windows, Android) genutzt werden. Gastro-Funktionen umfassen Online-Reservierung, mobiles Bedienen, Küchen-/Bar-Weiterleitung, Tischpager und Happy-Hour. enfore bietet eigene Hardware-Sets (enforeComet, enforeDasher) für stationäre Nutzung und das mobile Handheld enforeDonner. Die Software kostet ab ca. 29 Euro/Monat, die TSE 5,50 Euro/Monat. Die Hardware-Sets kosten einmalig zwischen ca. 450 und 800 Euro.

Zusätzlich zu diesen detaillierten Anbietern gibt es weitere Systeme wie Tillhub, Simply POS, Speedy, Sum Up, Paymash oder helloCash, die ebenfalls Gastro-Funktionen anbieten und je nach spezifischen Bedürfnissen eine Alternative darstellen können.

Arten von Kassensystemen für die Gastronomie

Die physische Form des Kassensystems hat sich von der klassischen Registrierkasse stark weiterentwickelt:

• Mobile Kassensysteme: Basieren oft auf Tablets (z.B. iPad, Android-Tablet) oder Smartphones mit installierter Kassensoftware. Sie ermöglichen die Bestellaufnahme und das Abkassieren direkt am Tisch (Funkbonieren). Ideal für Betriebe mit Tischservice.
• Stationäre Kassensysteme: Feste Installationen, oft Touchscreen-Terminals (POS-Systeme) am Tresen oder an der Bar. Geeignet für Betriebe mit reinem Thekenverkauf oder als Hauptkasse in Kombination mit mobilen Geräten.
• Handhelds: Kompakte All-in-One-Geräte, die Kasse, Drucker und Kartenleser in einem Gehäuse vereinen. Perfekt für mobile Gastronomen wie Foodtrucks oder für den schnellen Service in stark frequentierten Bereichen.

Moderne Kassensysteme sind internetfähig, vernetzbar und bieten deutlich mehr Funktionen und Flexibilität als alte Registrierkassen.

Was ist ein POS-Kassensystem?

Der Begriff POS steht für Point of Sale, also den Verkaufsort. Ein POS-Kassensystem bezeichnet somit das System an diesem Punkt, wo der Verkauf und die Zahlung abgewickelt werden. Sowohl ein einzelnes Handheld als auch eine Kombination aus stationärem Terminal, mobilen Tablets und Druckern fallen unter den Oberbegriff POS-Kassensystem.

Rechtliche Anforderungen: GoBD und KassenSichV

Seit dem Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) im Januar 2020 gibt es strenge Regeln für elektronische Aufzeichnungssysteme. Ihr Kassensystem muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Jedes elektronische Kassensystem muss über eine zertifizierte TSE verfügen, die alle Transaktionen manipulationssicher aufzeichnet, signiert und speichert. Die Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Registrierkassen endete am 31.12.2022.
• Belegausgabepflicht: Für jeden Kassiervorgang muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden (digitale oder Papierform).
• Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder einzelne Geschäftsfall muss vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden (GoBD-konform).
• Kassennachschau: Das Finanzamt kann jederzeit unangemeldet eine Prüfung Ihrer Kasse durchführen.
• Meldepflicht: Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden (wird aktuell noch nicht flächendeckend durchgesetzt, ist aber gesetzlich vorgesehen).

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist unerlässlich, um hohe Bußgelder zu vermeiden. Seriöse Anbieter garantieren die Finanzamtkonformität ihrer Systeme.

Mehr Zahlungsarten anbieten

Auch wenn Bargeld in Deutschland noch wichtig ist, gewinnt die Kartenzahlung, insbesondere kontaktloses Bezahlen per Karte oder Smartphone (Apple Pay, Google Pay), immer mehr an Bedeutung. Um keine Gäste zu verlieren, sollten Sie vielfältige Zahlungsoptionen anbieten. Moderne Kassensysteme lassen sich in der Regel einfach mit EC-Terminals verbinden oder haben diese bereits integriert.

Fazit

Die Auswahl des richtigen Kassensystems ist eine strategische Entscheidung für jeden Gastronomiebetrieb. Es ist weit mehr als nur ein Werkzeug zum Kassieren – es ist das Herzstück für Bestellabläufe, Tischmanagement, Buchhaltungsvorbereitung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre spezifischen Anforderungen genau zu definieren, vergleichen Sie Anbieter und deren Funktionen sorgfältig und achten Sie unbedingt auf die Finanzamtkonformität inklusive TSE. Eine Investition in ein passendes, leistungsfähiges System zahlt sich durch effizientere Abläufe, zufriedenere Mitarbeiter und eine sorgenfreie Buchhaltung schnell aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet TSE bei Kassensystemen?

TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Es handelt sich um ein Modul (Hardware, Software oder Cloud), das alle Kassentransaktionen manipulationssicher aufzeichnet, signiert und speichert, um die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt zu gewährleisten. Die TSE ist in Deutschland seit 2020 für elektronische Kassensysteme Pflicht.

Ist Funkbonieren wirklich notwendig?

Für Restaurants, Cafés oder Bars mit Tischservice, bei denen Bestellungen am Platz aufgenommen werden, ist Funkbonieren (die drahtlose Übertragung der Bestellung an Küche oder Bar) eine der wichtigsten Funktionen. Es beschleunigt den Service, minimiert Fehler und verbessert die Kommunikation zwischen Service und Küche erheblich. Für reine Thekenbetriebe ist es weniger relevant.

Können Kassensysteme bei der Inventur helfen?

Ja, viele moderne Kassensysteme, insbesondere solche mit integrierten Warenwirtschafts- oder Inventurmodulen, können den Überblick über den Warenbestand erleichtern und so bei der Inventur unterstützen.

Sind kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie zu empfehlen?

In den meisten Fällen nein. Kostenlose Systeme bieten oft nur Basisfunktionen, während für die Gastronomie notwendige Features wie Tischverwaltung, Funkbonieren oder erweiterter Support kostenpflichtig sind. Zudem fehlt häufig die notwendige TSE oder sie muss teuer hinzugekauft werden. Für professionelle Betriebe sind sie meist nicht ausreichend und bergen Risiken.

Muss ich jeden Bon ausdrucken?

Seit der KassenSichV besteht eine Belegausgabepflicht. Sie müssen für jeden Kassiervorgang einen Beleg erstellen und dem Kunden anbieten. Der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Digitale Belege sind eine alternative Möglichkeit, die Papier spart.

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