Kassensysteme Gastronomie: Kosten & Arten

Die Wahl des richtigen Kassensystems ist für Gastronomen von entscheidender Bedeutung. Es geht nicht nur darum, Zahlungen abzuwickeln, sondern auch darum, Betriebsabläufe zu optiminen, den Überblick über Umsätze zu behalten und vor allem den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Der Markt bietet eine Vielzahl an Systemen, von einfachen Lösungen bis hin zu komplexen Allroundern. Doch welches System ist das richtige für Ihr Restaurant, und wie viel kostet es?

In diesem Artikel tauchen wir tief in die Welt der Kassensysteme für die Gastronomie ein. Wir beleuchten die verschiedenen Arten, erklären wichtige Begriffe wie TSE und POS und geben Ihnen Anhaltspunkte zu den möglichen Kosten. So sind Sie bestens informiert, um eine fundierte Entscheidung für Ihr Geschäft zu treffen.

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Die Kosten für ein Kassensystem für ein Restaurant können stark variieren. Sie hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Funktionsumfang, der Art der Hardware, dem Geschäftsmodell des Anbieters (Kauf oder Miete/Abo) und benötigten Zusatzleistungen.

Ein Beispiel für ein modernes System ist ready2order. Dieses System wurde in einem Vergleich 2025 mit der Note 1,5 „gut“ bewertet, insbesondere für seine einfache Bedienbarkeit, den großen Funktionsumfang und die flexible Einsetzbarkeit. ready2order kann sowohl über den Browser als auch per App auf verschiedenen Geräten genutzt werden, was die Nutzung bestehender Hardware wie Tablets oder Smartphones ermöglicht. Bei Bedarf bietet der Anbieter aber auch eigene Hardware und Zubehör wie Kartenlesegeräte, Barcodescanner und Bondrucker an.

Preislich startet ready2order mit einer Grundgebühr von 34,90 € pro Monat im Jahres-Abo. Das mag zunächst preiswert erscheinen. Man muss jedoch die zusätzlichen obligatorischen und optionalen Kosten berücksichtigen:

• Obligatorische TSE: Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben, um Kassendaten manipulationssicher zu speichern. Bei ready2order fallen hierfür zusätzliche 14,90 € pro Monat an.
• Transaktionsgebühren: Für Kartenzahlungen können Gebühren anfallen, bei ready2order werden 1,23 % genannt.
• Optionale Add-ons: Viele moderne Kassensysteme bieten zusätzliche Module für spezifische Bedürfnisse. Bei ready2order gibt es zum Beispiel Add-ons für die digitale Belegerstellung (7,90 €/Monat), ein Kassenbuch (12,90 €/Monat) und ein spezielles Gastro-Paket (22,90 €/Monat), das Funktionen wie Tischverwaltung oder Happy Hour bieten kann.

Addiert man diese Kosten, kann der Gesamtpreis pro Monat deutlich über der Grundgebühr liegen und ready2order zu einem mittelpreisigen bis teureren System machen, je nachdem, welche Funktionen benötigt werden. Andere Systeme können als einmaliger Kauf teurer in der Anschaffung sein, aber niedrigere laufende Kosten haben, während andere reine Abo-Modelle mit unterschiedlichen Preisstufen anbieten.

Es ist daher unerlässlich, nicht nur die Grundgebühr, sondern alle potenziellen Kostenfaktoren zu berücksichtigen, um den tatsächlichen Preis eines Kassensystems zu ermitteln.

Warum das richtige Kassensystem entscheidend ist

Ein modernes Kassensystem ist weit mehr als nur ein Gerät zur Abwicklung von Zahlungen. Es ist ein zentrales Werkzeug, das den Arbeitsalltag in der Gastronomie maßgeblich erleichtern und optimieren kann. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Effizienzsteigerung: Schnelle Erfassung von Bestellungen und Zahlungen beschleunigt den Serviceprozess und reduziert Wartezeiten für Gäste.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren manuelle Eingabefehler bei Preisen, Bestellungen oder der Abrechnung.
• Umsatzüberblick: Digitale Erfassung ermöglicht jederzeit einen genauen Überblick über Umsätze, beliebte Gerichte, Stoßzeiten und mehr – oft sogar in Echtzeit und von unterwegs.
• Bestandsverwaltung: Einige Systeme bieten Funktionen zur einfachen Nachverfolgung des Warenbestands, was die Planung und Vermeidung von Engpässen erleichtert.
• Mitarbeiterverwaltung: Erfassung von Arbeitszeiten oder Zuordnung von Umsätzen zu einzelnen Mitarbeitern ist oft möglich.
• Kundenbindung: Integration von Gutscheinsystemen oder Kundenverwaltung kann die Bindung fördern.
• Gesetzeskonformität: Moderne Systeme mit TSE stellen sicher, dass alle Transaktionen manipulationssicher und finanzamtkonform aufgezeichnet werden, was bei Prüfungen essenziell ist.
• Skalierbarkeit: Cloud-basierte Systeme lassen sich oft sehr einfach erweitern, wenn Sie weitere Kassen oder sogar neue Filialen eröffnen.

Kurz gesagt: Ein passendes Kassensystem spart Zeit und Geld und trägt maßgeblich zum Erfolg und zur Sicherheit Ihres Betriebs bei.

Die verschiedenen Arten von Kassensystemen im Überblick

Der Markt für Kassensysteme hat sich in den letzten Jahrzehnten stark entwickelt. Aus der einfachen Kasse ist ein komplexes System geworden. Man kann grob sieben Haupttypen unterscheiden, die sich in Technologie, Funktionsumfang und Mobilität stark voneinander unterscheiden:

1. Die offene Ladenkasse
2. Elektronische Registrierkassen
3. PC Kassen
4. POS-Kassen (Point-of-Sale-Kassensysteme)
5. Tablet Kassen
6. Cloud-basierte Kassensysteme
7. Mobile Kassen

Diese Liste repräsentiert verschiedene Generationen und Konzepte von Kassensystemen. Die Wahl des passenden Systems hängt stark von der Größe Ihres Betriebs, Ihren spezifischen Anforderungen und Ihrem Budget ab.

Offene Ladenkasse: Die historische Variante

Die offene Ladenkasse ist die wohl einfachste und älteste Form der Kassenführung. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Geldkassette oder Schublade, in der Bargeld aufbewahrt wird. Es gibt keine elektronische Aufzeichnung der einzelnen Transaktionen zum Zeitpunkt des Verkaufs.

Obwohl diese Form der Kassenführung sehr simpel ist, ist sie mit erheblichen Pflichten verbunden. Mit der Einführung der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) Anfang 2020 sind die Anforderungen an die Dokumentation deutlich gestiegen. Der Unternehmer muss den Kasseninhalt täglich exakt zählen und alle Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Privateinlagen und -entnahmen, detailliert in einem Kassenbuch dokumentieren. Dies ist nicht nur zeitaufwändig und umständlich, sondern auch sehr fehleranfällig. Die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt ist gering, was bei Prüfungen zu Problemen führen kann.

Offene Ladenkassen sind zwar weiterhin erlaubt, aber aufgrund des hohen manuellen Aufwands und des Risikos bei Prüfungen für die meisten Gastronomiebetriebe kaum praktikabel.

Elektronische Registrierkassen: Tasten und Schubladen

Elektronische Registrierkassen stellen einen Schritt weiter dar. Sie bestehen typischerweise aus einer Tastatur, einem kleinen Display und einer Kassenschublade. Verkäufe werden manuell über die Tastatur eingegeben (Preis, Artikelnummer) oder per Handscanner erfasst. Die Kasse berechnet den Gesamtbetrag und öffnet die Schublade nach Eingabe des erhaltenen Betrags.

Die Erfassung hängt hier stark von der Sorgfalt des Mitarbeiters ab. Ein großes Problem bei älteren elektronischen Registrierkassen war die Manipulierbarkeit der Daten, was zu Steuerhinterziehung genutzt wurde. Aus diesem Grund wurde die gesetzliche Anforderung einer zertifizierten TSE eingeführt. Seit spätestens Anfang 2023 muss jede elektronische Registrierkasse in Deutschland über eine solche TSE verfügen, die jede Transaktion manipulationssicher aufzeichnet und signiert.

Viele ältere elektronische Registrierkassen können technisch nicht mit einer TSE nachgerüstet werden. Das bedeutet, dass solche Kassen ohne TSE seit 2023 nicht mehr finanzamtkonform sind und nicht mehr verwendet werden dürfen. Auch wenn sie einfacher sind als offene Ladenkassen, bieten sie oft nur grundlegende Funktionen im Vergleich zu moderneren Systemen.

PC-Kassen: Software auf dem Rechner

Eine PC-Kasse ist im Grunde eine Kassensoftware, die auf einem herkömmlichen Computer oder Laptop läuft. Sie ist speziell für die Abwicklung von Verkäufen und Transaktionen konzipiert.

PC-Kassensoftware bietet grundlegende Funktionen wie die Erfassung von Verkäufen, das Drucken von Belegen und oft eine einfache Bestandsverwaltung. Zusätzliche Hardware wie Bondrucker, Scanner oder Kassenschubladen können in der Regel angeschlossen werden. Der Kassiervorgang ähnelt dem einer elektronischen Registrierkasse, jedoch sind Artikel und Preise in der Software hinterlegt und müssen nicht jedes Mal manuell eingegeben werden.

Ein Nachteil ist, dass die Software an das Betriebssystem des Computers gebunden ist. Zudem haben sich Tastatur und Maus in einem hektischen Verkaufsumfeld, wie es in der Gastronomie oft vorkommt, nicht immer als die praktischsten Eingabegeräte erwiesen. Daher wurden PC-Kassen in vielen Branchen durch modernere Touchscreen-basierte Systeme abgelöst.

POS-Kassen: Der Allrounder am Verkaufsort

Der Begriff POS steht für „Point of Sale“ oder auf Deutsch „Verkaufsstelle“. Wenn man von POS-Kassensystemen spricht, meint man in der Regel ein umfassendes System aus Hard- und Software, das speziell für den Einsatz direkt am Verkaufsort entwickelt wurde – also an der Theke oder am Tisch.

Eine POS-Kasse ist eine Kombination aus verschiedenen Hardwarekomponenten (z.B. Bildschirm, Tastatur, Scanner, Kartenterminal, Bondrucker oder alternativ Tablet, Drucker, Terminal) und einer leistungsfähigen Kassensoftware. Die Software ist das Herzstück und bietet in der Regel einen sehr großen Funktionsumfang. Dazu gehören nicht nur die reine Verkaufsabwicklung und Zahlungsannahme, sondern auch:

• Umfassende Bestandsverwaltung
• Detaillierte Transaktionsverwaltung
• Erstellung von Berichten und Analysen
• Kundenverwaltung
• Mitarbeiterverwaltung
• Gutscheinsysteme

Besonders für die Gastronomie bieten viele POS-Systeme spezielle Funktionen, die auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten sind, wie z.B. Tischverwaltung, Splittung von Rechnungen, Happy-Hour-Funktionen oder die Verwaltung von Bestellungen direkt am Tisch über mobile Geräte. POS-Systeme sind oft sehr flexibel und können an die spezifischen Abläufe eines Restaurants angepasst werden.

Tablet-Kassen: Flexibel und mobil

Tablet-Kassen sind eine moderne Form der POS-Kassensysteme, bei der die Kassensoftware auf einem Tablet (iPad oder Android) läuft. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Mobilität: Das handliche Tablet ermöglicht es Mitarbeitern, Bestellungen und Zahlungen direkt am Tisch des Gastes aufzunehmen.
• Einfache Bedienung: Touchscreen-Oberflächen sind intuitiv und schnell zu erlernen.
• Kompaktheit: Keine sperrigen Computer oder fest installierten Kassenplätze mehr nötig.
• Flexibilität: Zusätzliche Hardware wie Bondrucker, Scanner oder Kassenschubladen können oft drahtlos oder einfach per Kabel angeschlossen werden.
• Informationsquelle: Das Tablet kann auch als Informationsquelle für Mitarbeiter dienen (z.B. zu Zutaten, Allergenen, Weinempfehlungen).

Tablet-Kassen bieten in der Regel den gleichen großen Funktionsumfang wie stationäre POS-Systeme und sind ebenfalls TSE-konform. Sie sind besonders beliebt in der Gastronomie, da sie den Service am Gast revolutionieren können. Am Ende des Tages können die Tablets oft einfach in einem Safe verstaut oder sogar mitgenommen werden.

Cloud-basierte Kassensysteme: Daten sicher in der Wolke

Bei Cloud-basierten Kassensystemen werden die Daten nicht lokal auf der Kasse selbst gespeichert, sondern über das Internet auf einem externen Server – in der „Cloud“. Das Wort Cloud-Kasse beschreibt also primär, wo die Daten liegen, und weniger die Art der Hardware. Eine Cloud-Kasse kann sowohl eine PC-Kasse, eine Tablet-Kasse oder ein dediziertes POS-Gerät sein.

Die Speicherung in der Cloud bietet signifikante Vorteile:

• Zugriff von überall: Als Betreiber können Sie jederzeit und von jedem internetfähigen Gerät auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen, Umsätze einsehen, Berichte abrufen oder Einstellungen ändern.
• Datensicherheit: Daten sind vor Hardwaredefekten oder Diebstahl der Kasse geschützt und werden regelmäßig gesichert.
• Echtzeit-Überblick: Alle Transaktionen werden sofort in der Cloud gespeichert, was einen aktuellen Überblick über alle Filialen ermöglicht.
• Einfache Erweiterung: Das Hinzufügen weiterer Kassen oder neuer Standorte ist meist unkompliziert, da alle Geräte auf dieselbe zentrale Software zugreifen.
• Zentrale Verwaltung: Änderungen (z.B. Preise) müssen nur einmal im System vorgenommen werden und sind sofort auf allen verbundenen Kassen verfügbar.
• Finanzamtkonformität: Wichtige Daten können auf Knopfdruck exportiert und dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.

Cloud-basierte Systeme sind die Zukunft der Kassenführung. Sie bieten maximale Flexibilität, Sicherheit und Kontrolle, insbesondere für Betriebe mit mehreren Standorten.

Mobile Kassen: Kassieren direkt beim Kunden

Mobile Kassen sind eine spezielle Form der Kassensysteme, die auf maximale Flexibilität und Mobilität ausgelegt sind. Sie basieren oft auf kompakten Kassen-Terminal-Geräten, Tablets oder sogar Smartphones.

Der Hauptzweck mobiler Kassen ist es, Transaktionen direkt beim Kunden abwickeln zu können, sei es am Tisch im Restaurant, auf einem Food Truck oder bei Lieferdiensten. Sie ermöglichen das Erfassen der Bestellung und oft auch die direkte Annahme von Kartenzahlungen über dasselbe oder ein verbundenes Gerät.

Beim Vergleich mobiler Kassen ist es wichtig, den genauen Funktionsumfang zu prüfen: Ist ein Kartenterminal integriert oder wird ein separates Gerät benötigt? Kann ein Bon gedruckt werden (integriert oder extern)? Kann das mobile Gerät als alleinige Kasse fungieren oder ist es nur ein Zusatzgerät, das mit einer Hauptkasse kommuniziert?

Manche mobilen Kassen sind wahre Alleskönner, die alle nötigen Komponenten (Scanner, Drucker, Terminal) in einem kompakten Gerät vereinen. Sie sind ideal für Betriebe, bei denen der Service direkt am Kunden stattfindet und eine feste Kassenstation nicht praktikabel ist.

POS Kasse vs. POS Terminal: Eine wichtige Unterscheidung

Die Begriffe „POS Kasse“, „POS System“ und „POS Terminal“ werden oft synonym verwendet, was zu Verwirrung führen kann. Es ist jedoch wichtig, den Unterschied zu verstehen:

• POS Terminal: Dies bezeichnet in der Regel die physische Hardwarekomponente, die ausschließlich für die Abwicklung von Kartenzahlungen verwendet wird. Es ist das Gerät, in das der Kunde seine Karte steckt oder mit dem er kontaktlos bezahlt. Es wird auch als Zahlterminal, Kartenterminal oder EC-Kartengerät bezeichnet.
• POS Kasse / POS System: Dies ist das umfassendere System. Es besteht aus der Kassensoftware und der dazugehörigen Hardware (kann ein PC, Tablet, All-in-One-Gerät sein). Dieses System verwaltet den gesamten Verkaufsprozess: Artikel erfassen, Preise berechnen, Bestellungen verwalten, Berichte erstellen, etc. Ein POS-System kann, muss aber nicht zwingend, ein POS-Terminal für Kartenzahlungen integriert haben oder damit verbunden sein. Oft wird das separate POS-Terminal an das POS-Kassensystem angebunden.

Wenn Sie also Angebote vergleichen, fragen Sie genau nach, ob es sich um ein komplettes Kassensystem handelt oder nur um ein Gerät zur Zahlungsabwicklung.

Überblick über die Kassensysteme

Hier ist eine vereinfachte Tabelle, die die wichtigsten Arten von Kassensystemen vergleicht:

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss mein Kassensystem eine TSE haben?

Ja, in Deutschland ist seit dem 1. Januar 2020 (mit Übergangsfristen bis Ende 2022) eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Aufzeichnungssysteme gesetzlich vorgeschrieben. Dies dient dazu, digitale Aufzeichnungen manipulationssicher zu machen. Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse oder ein computergestütztes Kassensystem nutzen, muss dieses über eine TSE verfügen.

Sind offene Ladenkassen noch erlaubt?

Ja, offene Ladenkassen sind grundsätzlich noch erlaubt. Allerdings müssen Sie bei deren Nutzung ein lückenloses, tägliches Kassenbuch führen, in dem alle Einnahmen, Ausgaben und Entnahmen detailliert dokumentiert sind. Dies ist sehr aufwändig und fehleranfällig und wird vom Finanzamt genau geprüft.

Was ist der Vorteil einer Cloud-basierten Kasse für mein Restaurant?

Cloud-basierte Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf Ihre Umsatzzahlen und Berichte zuzugreifen. Sie erleichtern die Verwaltung von mehreren Standorten und sorgen für automatische Datensicherung und einfache Updates. Die zentrale Datenhaltung spart Zeit und minimiert Fehler.

Was bedeutet POS im Zusammenhang mit Kassensystemen?

POS steht für Point of Sale, also Verkaufsstelle. Ein POS-Kassensystem ist ein umfassendes System aus Hard- und Software zur Abwicklung des gesamten Verkaufsprozesses am Verkaufsort. Ein POS-Terminal hingegen ist nur das Gerät, das zur Annahme von Kartenzahlungen dient.

Kann ich mein eigenes Tablet für ein Kassensystem nutzen?

Ja, viele moderne Kassensysteme, insbesondere Tablet-Kassen und Cloud-basierte Systeme (wie ready2order), bieten Apps an, die auf handelsüblichen Tablets (iPad oder Android) oder Smartphones installiert werden können. Dies kann Kosten für spezielle Hardware sparen.

Fazit

Die Auswahl des richtigen Kassensystems ist eine wichtige Investition in die Zukunft Ihres Gastronomiebetriebs. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung nicht nur die Anschaffungs- oder Grundkosten, sondern auch laufende Gebühren, den benötigten Funktionsumfang (spezielle Gastro-Features!), die Benutzerfreundlichkeit, die Mobilität und vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (TSE). Ein modernes, gut gewähltes System kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern, die Effizienz steigern und Ihnen wertvolle Einblicke in Ihr Geschäft liefern.

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