Mitarbeiter bewirten: Steuerregeln erklärt

Die Bewirtung von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern gehört in vielen Unternehmen zum Alltag. Doch was steuerlich erlaubt ist und wie die Kosten korrekt verbucht werden, ist oft komplex und führt zu Unsicherheiten. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet hier klar nach dem Anlass der Bewirtung, was direkte Auswirkungen auf die Abzugsfähigkeit der Kosten und die Besteuerung beim Arbeitnehmer hat. Ein tiefes Verständnis dieser Regeln ist entscheidend, um Steuervorteile richtig zu nutzen und Nachzahlungen zu vermeiden. Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Szenarien der Bewirtung und gibt Ihnen einen Überblick über die relevanten Vorschriften und praktischen Schritte.

Die verschiedenen Arten der Bewirtung und ihre steuerlichen Folgen

Das Finanzamt betrachtet Arbeitsessen nicht pauschal gleich. Je nachdem, wer bewirtet wird und aus welchem Grund, ergeben sich unterschiedliche steuerliche Behandlungen. Diese Unterscheidungen sind essenziell für die korrekte steuerliche Abwicklung.

Bewirtungen mit Betriebsanlass

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Rahmen einer Betriebsveranstaltung bewirten, wie beispielsweise einer Weihnachtsfeier oder einem Betriebsausflug, gelten besondere Regeln. Die Kosten für Speisen und Getränke sind hier in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Dies gilt als sogenannte „betrieblich veranlasste Bewirtung“ gemäß R 4.10 Abs. 7 Einkommensteuergesetz (EStG). Für den einzelnen Arbeitnehmer bleiben die Kosten bis zu einem Betrag von 110 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) pro Veranstaltung steuerfrei. Übersteigt der Betrag diese Grenze, muss der Arbeitnehmer den übersteigenden Betrag als geldwerten Vorteil versteuern.

Eine wichtige Voraussetzung für die volle Absetzbarkeit und die Steuerfreiheit bis 110 Euro ist, dass es sich tatsächlich um eine Betriebsveranstaltung handelt und nicht mehr als zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr stattfinden. Finden mehr als zwei Veranstaltungen statt, gelten die Kosten der darüber hinausgehenden Events als steuerpflichtiger Arbeitslohn für die Mitarbeiter.

Bewirtungen mit Geschäftsanlass

Diese Kategorie betrifft Arbeitsessen, an denen neben Mitarbeitern auch Geschäftspartner teilnehmen. Dies können bestehende Kunden, Lieferanten oder potenzielle neue Geschäftskontakte sein. Hier steht das geschäftliche Interesse im Vordergrund, die Beziehung zu pflegen oder neue Geschäftsbeziehungen anzubahnen. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind die Kosten für diese Art der Bewirtung nur zu 70 Prozent steuerlich absetzbar. Die restlichen 30 Prozent gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Dies gilt für die Bewirtung aller anwesenden Personen, sowohl der Mitarbeiter als auch der Geschäftspartner.

Belohnungsessen

Manchmal lädt der Arbeitgeber seine Mitarbeiter als Anerkennung für besondere Leistungen, einen außergewöhnlich langen Arbeitseinsatz oder die erfolgreiche Umsetzung einer Idee zu einem Essen ein. Hier liegt der Fokus weniger auf einem übergeordneten betrieblichen Anlass als vielmehr auf der direkten Belohnung des Mitarbeiters. In diesem Fall gilt der auf den Arbeitnehmer entfallende Teil der Bewirtungskosten grundsätzlich als steuerpflichtiger Arbeitslohn (Sachbezug). Der Wert der Mahlzeit ist dabei nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG mit dem tatsächlichen Wert anzusetzen. Der Arbeitgeber hat unter Umständen die Möglichkeit, diesen Vorteil pauschal zu versteuern, die Details hierzu sind jedoch spezifisch geregelt.

Aufmerksamkeiten

Eine spezielle Form der Bewirtung sind sogenannte „Aufmerksamkeiten“. Darunter fallen Getränke und kleinere Genussmittel, die das Unternehmen den Mitarbeitern unentgeltlich oder teilentgeltlich im Betrieb zum Verzehr überlässt. Hier kommt es auf Art und Umfang an. Kleine Snacks oder Kaffee, die im Büro zur Verfügung gestellt werden, gelten in der Regel als Aufmerksamkeiten und sind steuerfrei. Handelt es sich jedoch um vollwertige Mahlzeiten wie Pizza oder Burger, die im Rahmen eines Belohnungsessens oder einer ähnlichen Veranlassung außerhalb des Betriebs konsumiert werden, fallen diese unter die regulären Regeln der Bewirtung und können steuerliche Abgaben nach sich ziehen.

Es ist wichtig zu beachten: Steht bei einem Arbeitsessen die Bewirtung der Angestellten im Vordergrund, auch wenn nebenbei geschäftliche Themen besprochen werden, ist dies grundsätzlich als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu werten, es sei denn, es handelt sich um eine der oben genannten Ausnahmen (z.B. Betriebsveranstaltung bis 110€).

Anlassbezogene Bewirtung bei besonderen Ereignissen

Bestimmte persönliche Anlässe des Arbeitnehmers, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, können ebenfalls eine Bewirtung rechtfertigen, ohne dass diese sofort als steuerpflichtiger Arbeitslohn gilt. Dazu zählen beispielsweise Diensteinführungen, Funktionswechsel, runde Jubiläen oder der Abschied eines Mitarbeiters. Die Ausgaben für Speisen und Getränke im Rahmen solcher Feierlichkeiten gelten nicht als Arbeitslohn, solange sie den Betrag von 110 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) pro Mitarbeiter nicht übersteigen. Auch Geschenke an den Mitarbeiter, deren Gesamtwert 40 Euro nicht überschreitet, fallen unter diese Obergrenze von 110 Euro.

Mitarbeiterbewirtung während einer Dienstreise

Die Verpflegung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen ist ebenfalls steuerlich relevant, wird aber anders behandelt als die klassische Bewirtung. Hier besteht für das Unternehmen stets ein betriebliches Interesse an der Versorgung des Mitarbeiters. Die Kosten gelten als Teil der Reisekosten und werden als Verpflegungsmehraufwendungen in der Einkommensteuererklärung als Betriebsausgaben abgesetzt. Es werden Pauschalen angesetzt, nicht die tatsächlichen Kosten der Mahlzeiten. Bei einer Dienstreise von mehr als 24 Stunden beträgt der Verpflegungsmehraufwand 28 Euro. Dauert die Dienstreise länger als 8 Stunden, aber keinen vollen Tag, liegt die Pauschale bei 14 Euro.

So buchen Sie Arbeitsessen korrekt im Unternehmen

Die korrekte buchhalterische Erfassung von Bewirtungskosten ist entscheidend, um sie steuerlich geltend machen zu können. Je nach Art der Bewirtung werden unterschiedliche Konten verwendet:

• Kosten für reine Mitarbeiterbewirtungen (z.B. Betriebsveranstaltungen im Rahmen der 110€-Grenze) oder Aufmerksamkeiten werden typischerweise auf das Konto „Aufmerksamkeiten“ gebucht (SKR 03: 4653, SKR 04: 6643).
• Kosten für Bewirtungen mit Geschäftspartnern (die zu 70% abzugsfähig sind) werden auf das Konto „Bewirtungskosten“ gebucht (SKR 03: 4650, SKR 04: 6640).
• Der nicht abzugsfähige Teil der Bewirtungskosten (die 30% bei Geschäftsanlass oder unangemessene Teile) wird auf das Konto „Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ umgebucht (SKR 03: 4654, SKR 04: 6644).

Für die steuerliche Anerkennung ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg unerlässlich. Dieser muss eine Vielzahl spezifischer Angaben enthalten, um vom Finanzamt akzeptiert zu werden. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Abzug verweigert werden.

Diese Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten:

• Der genaue Zeitpunkt der Bewirtung (Datum und idealerweise Uhrzeit).
• Die vollständige Anschrift des Restaurants oder der Bewirtungsstätte.
• Die Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants.
• Der Name des Gastgebers (des Arbeitnehmers, der die Bewirtung durchführt) sowie die Anschrift der Firma des Gastgebers.
• Die Namen der bewirteten Personen sowie die Anschriften der Firmen, für die sie arbeiten.
• Der konkrete Grund für das Arbeitsessen – dieser muss einen klaren geschäftlichen oder betrieblichen Bezug erkennen lassen (z.B. „Besprechung Projekt X“, „Pflege Geschäftsbeziehung Firma Y“, „Betriebsveranstaltung Weihnachten“).
• Eine detaillierte Auflistung aller konsumierten Speisen und Getränke.
• Eine separate Angabe über die Höhe des gegebenen Trinkgelds (dieses muss oft vom Kellner auf dem Beleg quittiert werden).
• Die Gesamtkosten der Bewirtung, aufgeteilt in Nettobetrag, den angewandten Umsatzsteuersatz und den Bruttobetrag.
• Die Unterschrift des Gastgebers und gegebenenfalls der Gäste zur Bestätigung der Anwesenheit.
• Stempel und Unterschrift der Bewirtungsstätte.

Bewirtungsbelege müssen sorgfältig aufbewahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.

Ist ein Arbeitsessen in einem Restaurant immer steuerpflichtig für den Mitarbeiter?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal mit Ja beantworten, da es stark auf den Anlass ankommt. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen verköstigt werden. Bewirtet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer, stellt der daraus resultierende Vorteil grundsätzlich einen Sachbezug und damit steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Dies gilt, wenn die Bewirtung als eine Art Gegenleistung für die individuelle Arbeitsleistung des Arbeitnehmers anzusehen ist und keine Kürzung von Verpflegungspauschbeträgen bei Dienstreisen in Frage kommt.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung von betriebsfremden Personen teilnimmt oder wenn die Bewirtung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt und keinen Entlohnungscharakter hat. Der entscheidende Faktor für die Steuerfreiheit beim Arbeitnehmer ist der Anlass der Bewirtung.

Hier eine Kurzübersicht über die steuerliche Behandlung beim Arbeitnehmer:

Wie die Tabelle zeigt, ist die pauschale Arbeitnehmerbewirtung außerhalb spezifischer Anlässe grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig als Sachbezug. Dies gilt, wenn der Wert die monatliche Freigrenze für Sachbezüge übersteigt (die im Allgemeinen bei 50 Euro liegt). Für den Arbeitgeber sind diese Kosten, auch wenn sie beim Arbeitnehmer steuerpflichtig sind, in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Wie bereits erwähnt, ist die Bewirtung steuerfrei, wenn sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt. Dies ist der Fall bei Betriebsveranstaltungen (bis 110€) oder bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen (bis 60€). Auch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung, bei der betriebsfremde Personen im Mittelpunkt stehen, führt in der Regel nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn beim teilnehmenden Mitarbeiter. Der Anlass der Bewirtung ist somit das zentrale Kriterium.

Arbeitnehmerbewirtung während Dienstreisen

Bei Dienstreisen ist die Situation etwas anders gelagert. Wenn ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt wird, ist primär die Kürzung der Verpflegungspauschalen zu prüfen, nicht die Besteuerung eines Sachbezugs nach den allgemeinen Regeln. Der Gesetzgeber räumt der Kürzung der Pauschalen (14€ oder 28€) den Vorrang ein, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verpflegt wird, bis zu einer Üblichkeitsgrenze von 60 EUR pro Mahlzeit. Nur wenn dem Arbeitnehmer gar keine Verpflegungsmehraufwendungen zustehen (z.B. weil die Dienstreise kürzer als 8 Stunden dauert oder die 3-Monats-Frist überschritten wurde), kommt die Besteuerung des geldwerten Vorteils mit den amtlichen Sachbezugswerten (z.B. 2,30 EUR für Frühstück, 4,40 EUR für Mittag/Abendessen im Jahr 2025) in Frage. Dies ist bei Dienstreisen jedoch eher der untergeordnete Anwendungsfall.

Arbeitsessen bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz

Werden Mitarbeiter während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wie z.B. bei langen Überstunden, dringenden betrieblichen Besprechungen oder Notfällen, vom Arbeitgeber mit Mahlzeiten und Getränken versorgt, stellt dies in der Regel keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Dies gilt für Arbeitsessen bis zu einem Wert von durchschnittlich 60 EUR pro Arbeitnehmer. Hier steht klar das betriebliche Interesse im Vordergrund, die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter während einer ungewöhnlichen Belastung aufrechtzuerhalten.

Wie hoch ist eine angemessene Bewirtung pro Person?

Eine der kniffligsten Fragen bei der Bewirtung von Geschäftspartnern betrifft die Angemessenheit der Kosten. Es gibt keine feste, gesetzlich definierte Obergrenze pro Person oder Anlass. Das Finanzamt prüft die Angemessenheit stets im Einzelfall anhand verschiedener Kriterien. Ein Teil der Bewirtungskosten, der nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen hoch erscheint, darf überhaupt nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden, auch nicht zu 70%.

Bei der Beurteilung der Angemessenheit spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

• Die Größe des Unternehmens sowie dessen Umsatz und Gewinn. Ein großes, umsatzstarkes Unternehmen kann in der Regel höhere Bewirtungskosten pro Person rechtfertigen als ein kleines Start-up.
• Die Vergleichbarkeit der Aufwendungen mit anderen Betrieben derselben Branche und Größe.
• Der Stellenwert der bewirteten Personen für das Unternehmen (z.B. wichtiger Großkunde versus kleiner Neukontakt).
• Die wirtschaftliche Erwartungshaltung, die mit der Bewirtung verbunden ist (z.B. Anbahnung eines Großauftrags).

Als Faustregel gilt: Je besser die wirtschaftliche Lage des Unternehmens ist und je wichtiger der Anlass bzw. die Person ist, desto höher dürfen die Bewirtungskosten pro Person sein. Frühere Richtwerte von etwa 100 Euro pro Person und Anlass werden in der aktuellen Rechtsprechung und Praxis oft als zu niedrig angesehen. Nach mehr als 20 Jahren Preissteigerung kann man heute durchaus einen Betrag von 200 Euro pro Anlass und Person als angemessen annehmen, abhängig von den oben genannten Faktoren. Dies sind jedoch nur Schätzungen und keine garantierten Grenzen.

Sind Bewirtungsaufwendungen nach Ansicht des Finanzamtes unangemessen hoch, wird der unangemessene Teil komplett aus den Betriebsausgaben herausgerechnet. Nur der verbleibende, als angemessen betrachtete Betrag kann dann zu 70 Prozent steuerlich geltend gemacht werden. Ein extremes Beispiel ist ein Besuch in einem Nachtclub nach einem Geschäftsessen; hier steht die Bewirtung nicht im Vordergrund, sodass allenfalls ein sehr geringer Teil der Gesamtkosten als abzugsfähige Bewirtungskosten anerkannt wird.

Häufig gestellte Fragen zur Mitarbeiterbewirtung

Sind alle Mitarbeiteressen steuerpflichtig für den Arbeitnehmer?

Nein, nicht alle Mitarbeiteressen sind automatisch steuerpflichtig. Es kommt auf den Anlass an. Essen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (bis 110€ pro Mitarbeiter, max. 2x/Jahr) oder bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen (bis 60€) sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Auch die Teilnahme an einer geschäftlichen Bewirtung von Geschäftspartnern ist in der Regel steuerfrei für den Mitarbeiter. Reine Belohnungsessen für individuelle Leistung sind hingegen grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn, es sei denn, es gibt spezifische Pauschalierungsregelungen.

Wie hoch darf die Bewirtung pro Person maximal sein?

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Obergrenze für die Höhe der Bewirtungskosten pro Person. Die Angemessenheit wird vom Finanzamt im Einzelfall geprüft und hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Umsatz, Branche, Bedeutung des Gastes und dem erwarteten Geschäftserfolg ab. Unangemessen hohe Kosten sind nicht abzugsfähig.

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen, damit er anerkannt wird?

Ein vollständiger Bewirtungsbeleg muss viele Details enthalten, darunter Datum, Anschrift und Steuer-ID des Restaurants, Namen und Adressen des Gastgebers und der Gäste, den genauen Grund der Bewirtung, eine detaillierte Liste der konsumierten Speisen/Getränke, die Kostenaufschlüsselung (Netto, USt-Satz, Brutto), Trinkgeld, sowie Unterschriften und Stempel.

Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?

Bewirtungsbelege unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen und müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Kann ich die Pizza für das Team als steuerfreie Aufmerksamkeit buchen?

Kleine Snacks oder Kaffee im Büro gelten als Aufmerksamkeiten. Eine vollwertige Mahlzeit wie Pizza, die außerhalb des Büros konsumiert wird, gilt in der Regel als Bewirtung und kann, wenn sie als Belohnung dient, steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen. Die steuerliche Behandlung hängt vom genauen Anlass und Umfang ab.

Fazit

Die steuerliche Behandlung von Arbeitsessen und Bewirtungen ist vielschichtig und erfordert eine genaue Kenntnis der unterschiedlichen Anlässe und Regeln. Ob Betriebsveranstaltung, Geschäftsanlass, Belohnung oder Dienstreise – jede Form hat ihre eigenen steuerlichen Besonderheiten. Für Unternehmen ist es unerlässlich, die Unterscheidungen des Finanzamtes zu kennen, die Kosten korrekt zu buchen und vor allem den Bewirtungsbeleg lückenlos und korrekt auszufüllen und aufzubewahren. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Aufwendungen steuerlich anerkannt werden und Sie das volle Abzugspotenzial nutzen. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, fachkundigen Rat einzuholen, um Fehler zu vermeiden.

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