Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit einem wichtigen Schreiben vom 28. Juni 2024 eine Neuerung bekannt gegeben, die zahlreiche Unternehmen in Deutschland betrifft, die elektronische Kassensysteme nutzen. Ab dem 1. Januar 2025 wird eine elektronische Meldemöglichkeit für diese Systeme eingeführt. Diese Änderung ist nicht neu im Gesetz verankert, sondern stellt die nun endlich verfügbare technische Umsetzung einer bereits seit 2020 bestehenden gesetzlichen Verpflichtung dar. Es ist essenziell, sich mit den Details vertraut zu machen, um den neuen Anforderungen fristgerecht nachzukommen.
Die Einführung dieser elektronischen Meldepflicht ist Teil umfassenderer Maßnahmen zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen. Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, oft auch als Kassengesetz bezeichnet, das bereits am 22. Dezember 2016 verabschiedet wurde, wurden die Weichen gestellt. Dieses Gesetz führte ab dem 1. Januar 2020 die Pflicht ein, elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Ziel der TSE ist es, jede einzelne Transaktion unveränderbar und nachvollziehbar zu speichern und so Manipulationen im Nachhinein zu verhindern. Neben der TSE-Pflicht wurde auch eine Belegausgabepflicht eingeführt. Diese soll es ermöglichen, durch den Abgleich der ausgegebenen Bons mit den elektronischen Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Unstimmigkeiten leichter aufzudecken und zu prüfen.
Parallel zur Einführung der TSE-Pflicht enthielt das Kassengesetz in § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) bereits eine weitere wichtige Verpflichtung für Unternehmen: die Meldung der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der verwendeten TSEs an das zuständige Finanzamt. Diese Meldung sollte eigentlich innerhalb eines Monats nach der Anschaffung des Systems erfolgen. Allerdings gab es hier ein praktisches Problem: Die Finanzverwaltung konnte zum damaligen Zeitpunkt, also ab 2020, noch kein elektronisches Verfahren bereitstellen, über das diese Meldung hätte erfolgen können. Aus diesem Grund wurde die gesetzlich vorgeschriebene Mitteilungsverpflichtung vorübergehend ausgesetzt. Dies geschah zunächst mit einem BMF-Schreiben vom 6. November 2019, das später mit dem BMF-Schreiben vom 18. August 2020 neu veröffentlicht wurde. Diese Aussetzung hat nun ein Ende.
Die Finanzverwaltung hat in der ersten Hälfte des Jahres 2024 intensiv an der Schaffung der notwendigen technischen Infrastruktur gearbeitet. Das Ergebnis dieser Bemühungen ist die nun angekündigte elektronische Meldemöglichkeit, die ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung stehen wird. Diese Meldung wird über das etablierte Programm „Mein ELSTER“ erfolgen, das den meisten Unternehmen bereits von der elektronischen Steuererklärung bekannt ist. Die technische Anbindung für Softwareanbieter erfolgt über die sogenannte ERiC-Schnittstelle.
Was bedeutet die neue Meldepflicht konkret für elektronische Kassensysteme?
Die Einführung der elektronischen Meldemöglichkeit hat direkte Auswirkungen auf alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme, also Kassen, einsetzen. Hier sind die wesentlichen Punkte und Fristen, die Sie beachten müssen:
Meldefristen für Kassensysteme
Es gibt zwei unterschiedliche Fristen, je nachdem, wann Sie Ihr Kassensystem angeschafft haben:
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden: Für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die sich zum Stichtag 1. Juli 2025 bereits in Ihrem Betrieb befinden oder davor angeschafft wurden, gilt eine Übergangsfrist für die Meldung. Diese Systeme müssen den Finanzbehörden spätestens bis zum 31. Juli 2025 elektronisch mitgeteilt werden. Dies betrifft also alle Kassen, die Sie aktuell nutzen und die bereits mit einer TSE ausgestattet sein müssten.
- Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden: Für neue elektronische Aufzeichnungssysteme, die Sie ab dem 1. Juli 2025 anschaffen oder in Betrieb nehmen, gilt wieder die ursprüngliche gesetzliche Frist. Diese Systeme müssen Sie innerhalb eines Monats nach der Anschaffung elektronisch melden.
- Außerbetriebnahme von Systemen: Die Meldepflicht gilt nicht nur für die Anschaffung, sondern auch für die Außerbetriebnahme eines Kassensystems. Wenn Sie ein System ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb nehmen, müssen Sie dies ebenfalls innerhalb eines Monats elektronisch melden.
Welche Systeme müssen gemeldet werden?
Die Meldepflicht umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das System gekauft, gemietet oder geleast haben. Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
Wichtiger Hinweis zur Meldung: Die „einheitliche Mitteilung“
Ein vom BMF ausdrücklich hervorgehobener Punkt betrifft die Art und Weise der Meldung, insbesondere wenn Sie mehrere Kassensysteme in einer Betriebsstätte haben. Das BMF weist darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sind. Dies bedeutet, dass Sie nicht jedes System einzeln zu verschiedenen Zeitpunkten melden sollten, sondern alle Systeme, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer Filiale oder einem Standort in Betrieb sind, gemeinsam in einem Meldevorgang erfassen müssen. Dies dient der Übersichtlichkeit für die Finanzverwaltung und stellt sicher, dass alle genutzten Systeme erfasst werden.
Sonderfall: EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Neben den klassischen elektronischen Kassensystemen fallen auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler unter die Melde- und TSE-Pflichten. Gemäß § 1 Abs. 2 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gelten diese ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne von § 146a Abs. 1 AO. Für diese Systeme gelten zudem besondere Bestimmungen, die in den §§ 7 ff. KassenSichV geregelt sind.
Auch für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler besteht grundsätzlich die Pflicht zur Ausstattung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Für Systeme, die ohne TSE betrieben werden, mussten die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen eigentlich umgehend durchgeführt werden. Allerdings gab es hier eine Übergangsregelung. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde für diese Systeme eine Nichtbeanstandungsregelung geschaffen. Diese Regelung besagt, dass die Finanzverwaltung es längstens bis zum 31. Dezember 2025 nicht beanstandet, wenn diese Systeme noch ohne TSE betrieben werden, sofern die Aufrüstung oder der Austausch zeitnah erfolgt.
Meldefristen für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Die Meldeverpflichtung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ist eng mit der Nutzung der Nichtbeanstandungsregelung und dem Zeitpunkt der TSE-Ausrüstung oder Anschaffung verknüpft:
- Nutzung der Nichtbeanstandungsregelung: Wenn Sie für Ihre EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler die Nichtbeanstandungsregelung gemäß BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 in Anspruch nehmen (also diese Systeme noch ohne TSE betreiben, längstens bis 31. Dezember 2025), ist für die Dauer der Inanspruchnahme dieser Regelung von einer Mitteilung abzusehen. Die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV war für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung (insbesondere bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie) bis zum Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
- Nachrüstung vor dem 1. Juli 2025: EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die Sie bis zum 1. Juli 2025 mit einer TSE nachrüsten, müssen Sie bis zum 31. Juli 2025 melden.
- Anschaffung oder Ausrüstung ab dem 1. Juli 2025: Werden EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler ab dem 1. Juli 2025 neu angeschafft oder ab diesem Zeitpunkt mit einer TSE ausgerüstet, müssen Sie diese spätestens innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung melden.
Es ist also entscheidend, ob Sie die Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen oder Ihr System bereits mit einer TSE ausgestattet ist bzw. wird.
Übersicht der Meldefristen
Um die verschiedenen Fristen besser zu veranschaulichen, hier eine zusammenfassende Übersicht:
| Betroffenes System / Zeitpunkt | Meldefrist | Wichtige Hinweise |
|---|---|---|
| Elektronisches Kassensystem (Kasse) angeschafft vor 1. Juli 2025 | Bis spätestens 31. Juli 2025 | Meldung aller Systeme pro Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung. Gilt auch für Miet-/Leasingsysteme. |
| Elektronisches Kassensystem (Kasse) angeschafft ab 1. Juli 2025 | Innerhalb eines Monats nach Anschaffung | Gilt auch für Miet-/Leasingsysteme. |
| Elektronisches Kassensystem (Kasse) außer Betrieb genommen ab 1. Juli 2025 | Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme | |
| EU-Taxameter / Wegstreckenzähler mit Inanspruchnahme der Nichtbeanstandungsregelung (längstens bis 31.12.2025 ohne TSE) | Keine Meldung während der Dauer der Inanspruchnahme | Voraussetzung ist die Inanspruchnahme der Übergangsregelung. |
| EU-Taxameter / Wegstreckenzähler mit TSE nachgerüstet vor 1. Juli 2025 | Bis spätestens 31. Juli 2025 | |
| EU-Taxameter / Wegstreckenzähler angeschafft oder mit TSE ausgerüstet ab 1. Juli 2025 | Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Um Ihnen bei der Umsetzung der neuen Meldepflicht zu helfen, beantworten wir einige häufig gestellte Fragen:
Q: Ab wann genau kann ich mein Kassensystem elektronisch melden?
A: Die elektronische Meldemöglichkeit über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle steht ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung.
Q: Wie melde ich mein Kassensystem?
A: Die Meldung erfolgt elektronisch über das Programm „Mein ELSTER“ oder über eine Software, die die ERiC-Schnittstelle nutzt. Sie müssen sich mit Ihrem ELSTER-Zertifikat authentifizieren.
Q: Was ist die wichtigste Frist für meine bestehenden Kassensysteme?
A: Wenn Sie bereits vor dem 1. Juli 2025 ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen Sie dieses spätestens bis zum 31. Juli 2025 melden.
Q: Ich kaufe erst im September 2025 eine neue Kasse. Welche Frist gilt dann?
A: Wenn Sie ein System ab dem 1. Juli 2025 anschaffen, gilt die Frist von einem Monat nach der Anschaffung. Kaufen Sie im September 2025, müssen Sie die Kasse spätestens im Oktober 2025 melden.
Q: Muss ich auch meine gemieteten oder geleasten Kassensysteme melden?
A: Ja, die Mitteilungspflicht besteht explizit auch für gemietete und geleaste Systeme.
Q: Ich habe mehrere Kassensysteme in meinem Restaurant. Muss ich jedes einzeln melden?
A: Nein, das BMF schreibt vor, dass alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sind. Fassen Sie also alle Kassen Ihres Standortes in einer Meldung zusammen.
Q: Ich nutze Taxameter. Gilt die Meldepflicht auch für mich?
A: Ja, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme und unterliegen der Meldepflicht, sofern sie mit einer TSE ausgestattet sind oder die Nichtbeanstandungsregelung nicht mehr in Anspruch genommen wird.
Q: Ich nutze für meine Taxameter noch die Nichtbeanstandungsregelung bis Ende 2025. Muss ich diese Taxameter jetzt schon melden?
A: Nein, bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen. Die Meldepflicht tritt erst ein, wenn das System mit einer TSE ausgerüstet wird (Fristen siehe Tabelle) oder die Nichtbeanstandungsregelung abläuft.
Q: Was passiert, wenn ich die Meldung verpasse?
A: Die Nichtmeldung eines meldepflichtigen Systems stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeldern geahndet werden kann. Es ist daher im Interesse Ihres Unternehmens, die Fristen einzuhalten.
Fazit und Handlungsbedarf
Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 beseitigt die Unsicherheit bezüglich der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Die elektronische Meldemöglichkeit über „Mein ELSTER“ steht ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung, und die Meldeverpflichtung wird damit wieder aktiv. Der Stichtag 31. Juli 2025 ist für alle Betreiber bestehender Kassensysteme von zentraler Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Systeme identifiziert haben und bereit sind, die erforderlichen Informationen über „Mein ELSTER“ zu übermitteln.
Prüfen Sie, welche Systeme Sie in Ihren Betriebsstätten nutzen, wann diese angeschafft wurden und ob sie ordnungsgemäß mit einer TSE ausgestattet sind. Bereiten Sie die notwendigen Informationen für die Meldung vor. Denken Sie daran, alle Systeme pro Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu erfassen. Auch die Besonderheiten bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern im Zusammenhang mit der Nichtbeanstandungsregelung müssen beachtet werden.
Handeln Sie rechtzeitig, um die Fristen einzuhalten und potenzielle Komplikationen oder Bußgelder zu vermeiden. Die elektronische Meldepflicht ist ein weiterer Schritt zur Transparenz im digitalen Geschäftsverkehr und erfordert Ihre prompte Beachtung.
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