Arbeitsessen: Steuerliche Regeln erklärt

Die Frage, wann ein Essen, das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, steuerlich relevant ist und wann nicht, beschäftigt viele Arbeitnehmer und Unternehmen. Im deutschen Steuerrecht gibt es hierzu klare, wenn auch manchmal komplexe Regeln. Ein zentraler Begriff in diesem Zusammenhang ist das sogenannte Arbeitsessen. Doch was genau verbirgt sich dahinter und wie wird es behandelt?

Ein Arbeitsessen liegt nach der Definition der Finanzverwaltung vorwiegend dann vor, wenn der Arbeitgeber (ArbG) einem oder mehreren Arbeitnehmern (ArbN) anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes Speisen und Getränke überlässt. Entscheidend ist dabei ein überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes durch die Bereitstellung dieser Verpflegung.

Es ist wichtig zu verstehen, dass ein Arbeitsessen im steuerrechtlichen Sinne weder ein Bewirtungsessen noch eine Betriebsveranstaltung darstellt. Es dient vielmehr der Verpflegung von Arbeitnehmern in Situationen, in denen besondere Anforderungen anfallen, wie beispielsweise bei der Leistung von Überstunden oder während außergewöhnlicher betrieblicher Besprechungen.

Abgrenzung und steuerliche Grundsätze

Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass die Bewirtung von Arbeitnehmern für sich allein nicht zur Annahme einer Auswärtstätigkeit führt. Dies gilt auch dann nicht, wenn die Bewirtung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Bewirtet der Arbeitgeber Arbeitnehmer, die sich nicht auf einer Auswärtstätigkeit befinden, liegt in der Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dies ist der Grundsatz.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen und Nuancen, die im Steuerrecht, insbesondere in den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) und durch Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH), geregelt sind.

Aufmerksamkeiten und die 60-Euro-Freigrenze

Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, gehören als sogenannte Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn. Beispiele hierfür sind Kaffee, Tee, Wasser oder auch Kekse, die am Arbeitsplatz bereitgestellt werden.

Darüber hinaus können auch einfache, d.h. nicht aufwendige Speisen, unter bestimmten Voraussetzungen als nicht steuerbarer Vorteil angesehen werden. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitgeber diese Speisen den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wie z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 € nicht überschreitet (R 19.6 Abs. 2 LStR). Wird dieser Wert auch nur um einen Cent überschritten, liegt die Freigrenze nicht mehr vor und der gesamte Wert ist steuerpflichtig. Diese 60-Euro-Freigrenze kann bei jedem besonderen Anlass genutzt werden.

Der BFH hat mit Urteil vom 3.7.2019 (VI R 36/17) entschieden, dass die Bereitstellung trockener Brötchen und Heißgetränke durch den Arbeitgeber zum sofortigen Verzehr im Betrieb grundsätzlich keine Arbeitslohn, sondern nicht steuerbare Aufmerksamkeiten sind.

Andere Sachzuwendungen, die nicht zum Zufluss von Arbeitslohn führen, sind beispielsweise Blumen, Bücher oder Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z.B. Geburtstag, Hochzeit) zugewendet werden, sofern ihr Wert 60 € nicht überschreitet. Geldzuwendungen hingegen gehören stets zum Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist.

Mahlzeiten nach Sachbezugswerten

Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Mahlzeiten an Arbeitnehmer, die nicht unter die Regelung der Aufmerksamkeiten oder der 60-Euro-Freigrenze für außergewöhnliche Arbeitseinsätze fällt, wird grundsätzlich mit dem anteiligen Sachbezugswert bewertet (SvEV). Seit dem 1.1.2024 gelten hierfür feste Werte: für ein Frühstück 2,17 € und für Mittag- oder Abendessen jeweils 4,13 € als steuerpflichtiger Sachbezug beim Arbeitnehmer. Diese Bewertung gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit in einer vom Arbeitgeber betriebenen Kantine, einer gepachteten Kantine oder auswärts einnimmt oder wie der Arbeitgeber die Mahlzeiten subventioniert (z.B. Barzuschuss oder Essensmarken).

Diese Grundsätze kommen zur Anwendung, wenn der vom Arbeitnehmer zu tragende Aufwand für die Mahlzeit den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet. Ist dies der Fall, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, die fiktiv zugeflossenen Sachbezugswerte pauschal mit 25 % zu versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 und 1a EStG). In diesem Fall fallen keine Sozialabgaben an.

Es sind verschiedene Szenarien denkbar:

• Dem Arbeitnehmer werden unentgeltlich Mahlzeiten gewährt: Der entsprechende amtliche Sachbezugswert gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers.
• Dem Arbeitnehmer wird die Hälfte der Kosten der Mahlzeiten erstattet: Der Differenzbetrag aus Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit und amtlichem Sachbezugswert führt zu steuerpflichtigem Arbeitslohn des Arbeitnehmers.

Die Differenzierung des Ansatzes der Mahlzeit mit ihrem tatsächlichen Wert oder dem Sachbezugswert gilt ab dem 1.1.2014 nicht mehr (vgl. R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR). Zu der steuerlichen Behandlung der Mahlzeiten aus besonderem Anlass siehe R 8.1 Abs. 8 LStR.

Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber, oder auf seine Veranlassung ein Dritter, dem Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung stellt, werden grundsätzlich ebenfalls mit den Sachbezugswerten bewertet. Ein typisches Beispiel hierfür ist das Frühstück im Rahmen eines Hotelaufenthalts auf Dienstreise.

Eine wichtige Besonderheit gilt, wenn für die gleiche Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale in Anspruch genommen werden kann. In diesem Fall unterbleibt die Besteuerung der Mahlzeit. Der Arbeitgeber muss dies auf der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben „M“ bescheinigen.

Als üblich gilt eine Mahlzeit im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, deren Preis 60 € (inkl. der Getränke) nicht übersteigt. Liegt der Wert der Mahlzeit über 60 €, ist diese nicht mehr mit dem Sachbezugswert zu bewerten.

Es ist zu beachten, dass Arbeitsessen im Sinne der Definition bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz und die Bewirtung von Geschäftsfreunden nicht unter diese spezielle Regelung für Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten fallen. Bei einem Arbeitsessen in diesem Kontext wird ein überwiegend betriebliches Interesse vorausgesetzt, bei dem die Anwesenheit des Arbeitnehmers eine Arbeitsleistung darstellt.

Abgrenzung zur Betriebsveranstaltung

Ein Arbeitsessen ist strikt von einer Betriebsveranstaltung abzugrenzen. Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn der Arbeitgeber Aufwendungen tätigt, um den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern. Typische Beispiele sind Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge oder Jubiläen.

Betriebsveranstaltungen stellen keinen Arbeitslohn dar, wenn die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den Freibetrag in Höhe von 110 € inkl. USt nicht übersteigen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Wichtig: Bis zum 31.12.2014 galt dieser Betrag noch als Freigrenze, was bedeutete, dass bei Überschreitung der gesamte Betrag steuerpflichtig wurde. Seit 2015 ist es ein Freibetrag, d.h., nur der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig.

Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sind nach R 19.5 LStR üblich, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Ab der dritten Veranstaltung wird die Zuwendung als Arbeitslohn betrachtet.

Eine Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Betriebsangehörigen oder zumindest einer oder mehrerer Abteilungen offenstehen (sogenannte vertikale Beteiligung, also Beteiligung aller Hierarchieebenen). Eine Abendveranstaltung, die nur den Führungskräften eines Unternehmens vorbehalten ist, stellt mangels Offenheit des Teilnehmerkreises keine Betriebsveranstaltung im Sinne des § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG dar, sodass die 25 %ige Lohnsteuerpauschalierung hierfür ausscheidet (BFH Urteil vom 15.1.2009, VI R 22/06).

Was zählt zu den Kosten einer Betriebsveranstaltung?

Zuwendungen sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Dies umfasst sowohl Kosten, die einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind, als auch einen rechnerischen Anteil an den Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten aufwendet. Hierzu zählen nach R 19.5 Abs. 4 LStR (i.d.F. der LStR 2013):

• Gewährung von Speisen, Getränken, Tabakwaren und Süßigkeiten.
• Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten (Bahn, Bus, Schiff usw.), selbst wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert besitzt.
• Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, es sei denn, der Besuch einer solchen Veranstaltung ist die einzige Tätigkeit auf der Betriebsveranstaltung. Bei gemeinsamer Hin- und Rückfahrt und anschließendem gemütlichen Beisammensein ist der Theaterbesuch nicht mehr einziger Zweck.
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind.
• Sachzuwendungen bis 60 € inkl. USt, unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt. Diese können auch nachträglich an Arbeitnehmer überreicht werden, sofern diese aus persönlichen oder beruflichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten.

Wann liegt ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz vor?

Von einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz ist nach dem Urteil des BFH vom 4.8.1994 (BStBl II 1995, 59) auszugehen, wenn ein innerhalb kurzer Zeit zu erledigender oder unerwarteter Arbeitsanfall zu bewältigen ist und darüber hinaus das überlassene Essen einfach und nicht aufwendig ist. Arbeitsessen, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit durchgeführt werden, führen daher in aller Regel zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Ein Beispiel aus der Rechtsprechung zeigt die Abgrenzung: Ein etwa zehnmal jährlich stattfindendes Arbeitsessen in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens führt bei den teilnehmenden Arbeitnehmern (leitenden Angestellten) zu einem Zufluss von Arbeitslohn. Sollten die Besprechungen hingegen in einer Gaststätte durchgeführt worden sein, weil den Teilnehmern das Mittagessen zugewendet werden sollte, so hätten die Veranstaltungen insoweit für die ortsansässigen Arbeitnehmer belohnenden Charakter und es wären keine steuerlich anzuerkennenden Dienstgänge gegeben. In einem derartigen Fall läge keine Steuerbefreiung des überlassenen Essens nach § 3 Nr. 16 EStG vor.

Ein weiteres Beispiel betrifft Mitarbeiter auf einer Offshore-Plattform: Verpflegt der Arbeitgeber die Mitarbeiter dort unentgeltlich, so ist der gewährte Vorteil dann kein Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an einer Gemeinschaftsverpflegung wegen besonderer betrieblicher Abläufe den Vorteil der Arbeitnehmer bei Weitem überwiegt (FG Hamburg vom 17.9.2015, 2 K 54/15).

Das 'Family Meal' in der Gastronomie

Neben den steuerrechtlichen Definitionen gibt es in bestimmten Branchen auch spezifische Praktiken. In der Gastronomie ist das sogenannte 'Family Meal' oder 'Staff Meal' verbreitet. Hierbei handelt es sich um eine gemeinsame Mahlzeit, die ein Restaurant seinem Personal außerhalb der Stoßzeiten serviert. Das Restaurant stellt das Essen kostenlos als Annehmlichkeit des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung. Typischerweise wird das Essen der gesamten Belegschaft gleichzeitig serviert, wobei alle Mitarbeiter gleich behandelt werden.

Das 'Family Meal' wird oft von den eigenen Köchen des Restaurants zubereitet, manchmal unter Verwendung von Resten oder ungenutzten Zutaten. Daher handelt es sich in der Regel nicht um Gerichte von der regulären Speisekarte. Köche nutzen das 'Family Meal' manchmal auch, um neue Rezepte auszuprobieren oder einfach Gerichte aus ihren eigenen ethnischen Hintergründen zuzubereiten.

Obwohl dies eine Form der Mitarbeiterverpflegung ist, unterscheidet sich dieses 'Family Meal' in seiner Natur und seinem Zweck oft von einem steuerrechtlich definierten Arbeitsessen oder einer Betriebsveranstaltung, die primär der Förderung des Betriebsklimas dient oder anlässlich außergewöhnlicher Arbeitseinsätze stattfindet.

Die Buchung von Mitarbeiteressen

Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie die Kosten für Mitarbeiteressen korrekt verbucht werden. Die Buchung hängt davon ab, unter welche Kategorie das Essen fällt:

• Aufmerksamkeiten: Getränke und Genussmittel, die im Betrieb zum Verzehr überlassen werden, sowie Sachzuwendungen bis 60 € aus persönlichem Anlass. Diese gehören nicht zum Arbeitslohn. Die Kosten werden typischerweise auf Konten für Aufmerksamkeiten gebucht (z.B. SKR 03: 4653, SKR 04: 6643).
• Essen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse: Einfache Speisen bis 60 € anlässlich außergewöhnlicher Arbeitseinsätze/Besprechungen. Diese führen ebenfalls nicht zum Arbeitslohn. Die Buchung kann ebenfalls über Aufmerksamkeiten oder spezielle Konten für freiwillige soziale Aufwendungen erfolgen, je nach Auslegung und Kontenplan.
• Übliche Beköstigung (ohne besonderen Anlass) / Sachbezugswerte: Mahlzeiten, die regelmäßig gewährt werden und nach Sachbezugswerten zu versteuern sind. Diese stellen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar (ggf. Pauschalversteuerung). Die Buchung der Arbeitgeberkosten kann auf Konten für freiwillige soziale Aufwendungen (lohnsteuerfrei, falls pauschal versteuert) oder als Teil des Personalaufwands erfolgen.
• Betriebsveranstaltungen: Aufwendungen bis zum Freibetrag von 110 € pro Mitarbeiter sind nicht steuerpflichtig. Die Kosten hierfür werden auf spezifischen Konten für Betriebsveranstaltungen oder freiwillige soziale Aufwendungen verbucht. Übersteigende Beträge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Buchung einer betrieblichen Besprechung mit Essen

Unternehmer Huber bestellt anlässlich einer Besprechung über die Weiterentwicklung des Außendienstes für sich und seine fünf Arbeitnehmer fünf Essen bei einem Pizzaservice. Die Kosten betragen insgesamt 85,60 EUR (inkl. 7% USt), die er bar zahlt. Die Kosten pro Person (85,60 EUR / 6 Personen = ca. 14,27 EUR) liegen eindeutig unter der 60-Euro-Grenze für einfache Speisen bei außergewöhnlichen Besprechungen. Da die Besprechung einen außergewöhnlichen betrieblichen Anlass darstellt und die Speisen einfach sind und der Wert pro Person 60 € nicht überschreitet, liegt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor.

Die Buchung erfolgt wie folgt:

Die Veranlassung des Arbeitsessens ist also entscheidend für die steuerliche und buchhalterische Behandlung.

Häufig gestellte Fragen zum Arbeitsessen

Die Regeln rund um Mitarbeiteressen werfen oft Fragen auf. Hier sind einige, basierend auf den dargelegten steuerlichen Grundsätzen:

• Ist jedes Essen, das der Arbeitgeber bezahlt, ein Arbeitsessen?
  Nein. Ein Arbeitsessen im steuerrechtlichen Sinne liegt nur unter sehr spezifischen Bedingungen vor: anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes und im ganz überwiegend betrieblichen Interesse. Regelmäßige Mahlzeiten sind in der Regel nach Sachbezugswerten zu versteuern.
• Wann sind einfache Mahlzeiten bis 60 Euro steuerfrei?
  Einfache, nicht aufwendige Speisen sind bis zu einem Wert von 60 Euro pro Person (inkl. Getränke und USt) steuerfrei, wenn sie anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z.B. außergewöhnliche Besprechung) im ganz überwiegend betrieblichen Interesse überlassen werden. Es handelt sich um eine Freigrenze.
• Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsessen und einer Betriebsveranstaltung?
  Ein Arbeitsessen dient primär der Verpflegung bei außergewöhnlichem Arbeitsanfall zur Sicherung des Arbeitsablaufs. Eine Betriebsveranstaltung dient der Förderung des Betriebsklimas und ist typischerweise offen für alle Mitarbeiter (oder Abteilungen). Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Person (seit 2015), für Arbeitsessen gibt es die 60-Euro-Freigrenze bei bestimmten Anlässen oder die Besteuerung nach Sachbezugswerten.
• Wie werden Mahlzeiten auf Dienstreisen steuerlich behandelt?
  Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten werden mit den Sachbezugswerten bewertet, sofern ihr Wert 60 € nicht übersteigt. Kann für die gleiche Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale in Anspruch genommen werden, unterbleibt die Besteuerung der Mahlzeit.
• Gehören Getränke am Arbeitsplatz zum Arbeitslohn?
  Nein, Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb überlässt, gelten als Aufmerksamkeiten und gehören nicht zum Arbeitslohn.
• Was passiert, wenn der Wert der Mahlzeit bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz über 60 Euro liegt?
  Wenn der Wert der einfachen Mahlzeit bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz die Freigrenze von 60 Euro überschreitet, ist der gesamte Wert steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die steuerliche Behandlung von Mitarbeiteressen stark vom Anlass, der Art der Mahlzeit, dem Wert und dem Kreis der Teilnehmer abhängt. Eine genaue Prüfung der Umstände ist stets notwendig, um die korrekte steuerliche Einordnung vorzunehmen und unerwünschte Lohnsteuerfolgen zu vermeiden. Die Unterscheidung zwischen steuerfreien Aufmerksamkeiten, Mahlzeiten, die mit Sachbezugswerten zu versteuern sind, der 60-Euro-Freigrenze für außergewöhnliche Arbeitseinsätze und dem 110-Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen ist dabei von zentraler Bedeutung.

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